5 funktioner, der sparer dig som arrangør mest tid

Din mest værdifulde ressource er din tid. Når du planlægger konferencer, festivaler eller kurser for hundredvis af deltagere, er der utallige opgaver, der kræver din opmærksomhed.

Heldigvis findes der værktøjer og funktioner, der kan automatisere mange af disse opgaver, så du kan fokusere på det, der virkelig betyder noget – at skabe uforglemmelige oplevelser for dine deltagere.

Sparet tid er skabt værdi!

I denne artikel ser vi nærmere på fem funktioner, der sparer dig som arrangør mest tid – især ved arrangementer med mere end 200 betalende deltagere om året.

1. Skræddersyede tilmeldingsformularer, der automatiserer dataindsamlingen

Når du arrangerer komplekse events med hundredvis af deltagere, er det afgørende at indsamle de rigtige oplysninger fra den enkelte. Traditionelle tilmeldingsløsninger er ofte for stive og kræver manuel opfølgning.

Sådan sparer du tid:

Med skræddersyede tilmeldingsformularer kan du:

• Tilpasse felterne til dit specifikke event – uanset om det er konferencer med behov for info om workshops, sessioner og allergier, eller festivaler med behov for campingdata og billetkategorier.
• Bruge intelligente formularer – vis relevante spørgsmål baseret på tidligere svar (f.eks. specifikke spørgsmål til VIP-gæster eller deltagere på bestemte aktiviteter).
• Kategorisere deltagerne automatisk ud fra deres svar, hvilket gør det nemt at organisere grupper med særskilte programforløb.

Eksempel:

Forestil dig, at du arrangerer en årlig branchekonference med 500 deltagere. Du tilbyder forskellige workshops og har billetpriser fra 1.500 til 7.000 kr.

Mange deltagere har særlige behov eller præferencer.

Med en skræddersyet tilmeldingsformular kan én deltager vælge »Teknisk spor« og automatisk få vist relevante workshops, mens en anden vælger »Ledelsesspor« og ser helt andre muligheder. Systemet registrerer og kategoriserer automatisk disse valg, så du slipper for at sortere hundredvis af tilmeldinger manuelt.

En af vores kunder, ODA-Nettverk, sparede over 50 timers administrativt arbejde ved at skifte fra generiske tilmeldingsskemaer til en skræddersyet løsning med venteliste.

2. Automatiseret betaling med flere betalingsmuligheder

At håndtere betalinger fra hundredvis af deltagere kan være en tidskrævende og kompliceret proces. Det bliver især udfordrende, når du tilbyder forskellige billetkategorier og tilvalg til forskellig pris.

Sådan sparer du tid:

Med en automatiseret betalingsløsning kan du:

• Tilbyde flere betalingsmetoder som kort, Vipps/MobilePay, faktura og EHF i ét samlet system. Deltagerne vælger den metode, der passer dem bedst, uden at du behøver at indgå separate aftaler med hver udbyder.
• Automatisere opfølgningen på ubetalte fakturaer med rykkere, der sendes ud på foruddefinerede tidspunkter.
• Få øjeblikkelig bekræftelse og opdatering, når en betaling er gennemført – helt uden behov for manuel kontrol.

Eksempel:

Lad os sige, at du arrangerer et fagkursus med 400 deltagere, hvor nogle betaler selv, og andre får deres arbejdsgiver til at betale. Med en automatiseret betalingsløsning kan systemet:

• Modtage betaling fra privatpersoner via kort eller mobile betalingsløsninger.
• Automatisk sende faktura til virksomheder med korrekt PO-nummer og betalingsoplysninger.
• Følge op på udeståender og automatisk sende rykkerbeskeder til dem, der overskrider betalingsfristen.

3. Integreret regnskabsmodul i tilmeldingssystemet

Regnskab og økonomistyring er ofte blandt de mest tidskrævende opgaver for arrangører. Det er let at miste overblikket, når du skal håndtere hundredvis af transaktioner, refusioner og rapportering.

Sådan sparer du tid:

Med et integreret regnskabsmodul kan du:

• Automatisk bogføre alle transaktioner direkte fra tilmeldings- og betalingssystemet.
• Trække økonomiske rapporter med et enkelt klik uden at skulle samle data fra flere systemer (inklusiv momsrapporter).
• Nemt afstemme indtægter og udgifter i forbindelse med arrangementet.

Eksempel:

Forestil dig, at du arrangerer en konference med 450 deltagere, der betaler forskellige beløb afhængigt af billetkategori samt tilvalg som workshops, middag eller overnatning.

Et integreret regnskabsmodul vil:

• Automatisk kategorisere hver indtægt efter type (billet, workshop, middag osv.).
• Give dig realtidsopdateringer om indtægter og likviditet.
• Gøre det nemt at se, hvilke dele af arrangementet der genererer mest indtægt.
• Automatisk generere afregningsrapporter og bilag.

I løbet af et kvartal har en gennemsnitlig arrangør 2.864 bilag og 4.000 bilagslinjer i omløb fordelt på bestillinger, fakturaer, kvitteringer, kreditnotaer, indbetalinger og tilbagebetalinger. Af de 2.864 bilag er der 982 fakturaer og 114 kreditnotaer.

Hvis vi antager, at det tager cirka 5 minutter for regnskabsføreren at oprette en faktura manuelt i dit regnskabssystem og cirka 10 minutter for en kreditnota, svarer det til et tidsforbrug på ca. 101 timer (82 + 19 timer), hvilket kan koste op mod 125.000 NOK pr. kvartal.

Med et regnskabsmodul kan du reducere dette til blot 5 timer. Derudover falder det gennemsnitlige antal bilagslinjer i dit regnskabssystem fra 4.000 til 35 – en besparelse på 88 %!

Læs også: Så meget sparer du i regnskabsomkostninger ved at bruge Checkin

4. Automatiseret kommunikation og opfølgning

Effektiv kommunikation med deltagerne før, under og efter arrangementet er afgørende for succes. Når du har hundredvis af deltagere, kan personlig opfølgning hurtigt blive et fuldtidsjob.

Sådan sparer du tid:

Med automatiseret deltagerkommunikation kan du:

• Opsætte foruddefinerede e-mailforløb, der automatisk udsender relevant information på det rette tidspunkt.
• Opsætte automatisk SMS-kommunikation, der øger fremmødet og reducerer no-shows med 38 %.
• Segmentere kommunikationen baseret på deltagerkategorier, tilvalg eller andre kriterier.
• Integrere tilmeldingsløsningen direkte med dit marketingværktøj (f.eks. HubSpot eller Mailchimp).

Eksempel:

Til en konference med 500 deltagere kan du opsætte følgende automatiske kommunikationsforløb:

• Bekræftelsesmail umiddelbart efter tilmelding med personligt tilpassede oplysninger.
• Informationsmail 30 dage før arrangementet med practicalities.
• Påmindelse 7 dage før med program og seneste opdateringer.
• Daglige opdateringer under arrangementet ved ændringer eller vigtige beskeder.
• Opfølgningsmail efter arrangementet med adgang til præsentationer og evaluering.

Hvor godt kommunikerer du med dine deltagere? Læs mere om, hvordan du forbedrer din deltagerkommunikation.

5. Real-time rapportering og analyse

At holde styr på tilmeldinger, indtægter, deltagerdata og nøgletal er afgørende for at kunne træffe de rigtige beslutninger. Uden et godt analyseværktøj kan dataindsamling og rapportering æde uforholdsmæssigt meget tid.

Sådan sparer du tid:

Med integrerede rapporterings- og analyseløsninger kan du:

• Få et live-overblik over tilmeldinger, billetsalg, indtægter og øvrige KPI'er.
• Generere skræddersyede rapporter med et enkelt klik uden manuelt dataarbejde.
• Identificere tendenser, der hjælper dig med at optimere fremtidige events.
• Nemt dele rapporter med interessenter og samarbejdspartnere.

Eksempel:

For en festival med tusindvis af deltagere over flere dage kan du bruge analyseløsninger til at:

• Få et øjeblikkeligt overblik over tilmeldingstal og indtægter pr. festivaldag.
• Sammenligne overnatningssteder for at se, hvad der er mest populært.
• Analysere demografiske data om deltagerne for at målrette markedsføringen.
• Identificere, hvilke tilvalg der er mest rentable.

Opsummering: Sparet tid er skabt værdi

Som arrangør af større events er din tid din mest dyrebare ressource. Ved at tage disse fem funktioner i brug:

1. Skræddersyede tilmeldingsformularer
2. Automatiseret betaling
3. Et samlet regnskabsmodul
4. Automatiseret deltagerkommunikation
5. Dækkende rapporteringsværktøjer

...kan du frigøre adskillige timer, som i stedet kan bruges på det væsentlige: at skabe unikke og værdifulde oplevelser for dine deltagere.

Erfaringer fra vores kunder viser, at disse funktioner tilsammen kan spare dig for hundreder af timer om året. Lad teknologien klare det tunge administrative slæb, så du kan fokusere på det kreative, strategiske og værdiskabende arbejde.

Vil du se, hvordan Checkin kan hjælpe dig med at spare tid?

Book en gratis demo nu.