Før: Gjør det enkelt å vite hva man kommer til
Den som har meldt seg på, lurer på andre ting enn den som vurderer å komme. Derfor tilpasset vi både innholdet og hvem som fikk hva. Alle fikk ikke alt.
De som hadde kjøpt billett, ble tatt ut av de neste nyhetsbrevene som handlet om påmelding. I stedet fikk de informasjon om hva de kunne forvente, og muligheten til å sende inn spørsmål til Q&A-en.
Kvelden før sendte vi en SMS med adresse, nærmeste holdeplasser og tidspunkt for registrering og programstart. Praktisk informasjon samlet på ett sted, lett tilgjengelig når morgenen skulle planlegges.
På selve dagen handlet det om å fjerne småting som stjeler oppmerksomhet.
Om morgenen kom billetten på SMS, sammen med beskjed om at frokost og kaffe ventet. Ingen leting i innboksen i døra.
På badgene la vi inn «The Checklist». En liten icebreaker om livet som arrangør. Noe å kjenne seg igjen i, le av og snakke om, utover navn og stillingstittel.
Blant punktene var «Har glemt å spise på eget arrangement» og «Har endret kjøreplanen fem minutter før start».
Etter forrige meetup hadde deltakerne ønsket seg bedre tid til å snakke med hverandre. Derfor satte vi av over én time til velkomst og mingling, i tillegg til Q&A.
Underveis hadde vi også en konkurranse, og de som var til stede, fikk et eget tilbud på CheckinDay 2027 før det ordinære billettslippet.
Morgenen etter sendte vi en siste SMS. Vi takket for en fin morgen og spurte hva vi kan gjøre bedre neste gang.
Denne gangen var nettopp Q&A-en og tiden til å snakke med andre arrangører og oss i Checkin blant tingene deltakerne satte særlig pris på.
Det var fint å se at noe vi hadde justert etter forrige meetup, ble trukket frem som et høydepunkt denne gangen.
Slik henger også deltakerreisene sammen. Det vi lærer etter ett arrangement, hjelper oss å gjøre det neste litt bedre.
Vi tror ikke det finnes ett antall som passer alle arrangementer. Hver melding må ha en tydelig oppgave for den som mottar den.
En invitasjon skal hjelpe noen med å vurdere om arrangementet er relevant. En praktisk SMS skal gjøre det enkelt å finne frem. En evaluering skal gi deltakerne mulighet til å påvirke neste gang.
For oss handlet det om å gi hver melding en tydelig oppgave.
Et stort arrangement over flere dager trenger kanskje flere. Et lite internt møte trenger færre. Men antallet følger av reisen, ikke omvendt.
Vil du låne dem?
| Når | Melding |
|---|---|
| Kvelden før | Hei. Vi gleder oss til å se deg på [sted] i morgen. Adresse: [adresse]. Nærmeste holdeplass er [holdeplass]. Registrering fra kl. [tid], programmet starter kl. [tid]. |
| Morgenen på selve dagen |
God morgen. Her er billetten din til dagens [arrangement]: [lenke]. Frokost og kaffe venter deg fra kl. [tid]. |
| Under arrangementet |
Psst! Du får [rabatt] på [neste arrangement] før billettsalget åpner for alle andre. Tilgangen din gjelder til kl. [tid]. Billett: [lenke]. Rabattkode: [kode]. |
| Dagen etter |
Takk for en skikkelig fin morgen. Vi håper du fikk med deg både nye ideer og noen nye bekjentskaper. Vi vil gjerne høre hva du syntes, slik at vi kan gjøre neste [arrangement] enda bedre: [lenke]. |
Checkin Community er for deg som skaper arrangementer. Vi møtes for å dele erfaringer, lære av hverandre og bli kjent.
Vil du ha invitasjonen til neste Community Meetup?