Din mest värdefulla resurs är din tid. När du planerar konferenser, festivaler eller kurser för hundratals deltagare finns det otaliga uppgifter som kräver din uppmärksamhet.
Lyckligtvis finns det verktyg och funktioner som kan automatisera många av dessa uppgifter, så att du kan fokusera på det som verkligen betyder något – att skapa oförglömliga upplevelser för dina deltagare.
Sparad tid är skapad värde!
I den här artikeln ska vi titta närmare på fem funktioner som kan spara mest tid för dig som arrangör, särskilt vid evenemang med fler än 200 betalande deltagare per år.
När du anordnar komplexa evenemang med hundratals deltagare är det avgörande att samla in rätt information från var och en. Traditionella anmälningslösningar är ofta för rigida och kräver manuell uppföljning.
Så här sparar du tid:
Med skräddarsydda anmälningsformulär kan du:
Exempel:
Tänk dig att du anordnar en årlig branschkonferens med 500 deltagare. Du erbjuder olika workshops och har olika biljettpriser från 1 500 till 7 000 kr. Många deltagare har särskilda behov eller preferenser.
Med ett skräddarsytt anmälningsformulär kan en deltagare välja ”Tekniskt spår” och automatiskt få upp relevanta workshops, medan en annan väljer ”Ledningsspår” och ser helt andra alternativ. Systemet registrerar och kategoriserar automatiskt dessa val, så att du slipper sortera hundratals anmälningar manuellt.
En av våra kunder, ODA-Nettverk, sparade över 50 timmar i administrativt arbete genom att byta från generiska anmälningsformulär till en skräddarsydd lösning med väntelista.
Att hantera betalningar från hundratals deltagare kan vara en tidskrävande och komplicerad process. Detta blir särskilt utmanande när du erbjuder olika biljettkategorier och tillval med olika priser.
Så här sparar du tid:
Med en automatiserad betalningslösning kan du:
Exempel:
Låt oss säga att du anordnar en kurs med 400 deltagare, där vissa betalar själva och andra får sin arbetsgivare att betala. Med en automatiserad betalningslösning kan systemet:
Bokföring och ekonomistyrning är ofta en av de mest tidskrävande uppgifterna för arrangörer. Det är lätt att tappa överblicken när man ska hantera hundratals transaktioner, återbetalningar och rapportering.
Så här sparar du tid:
Med en integrerad bokföringsmodul kan du:
Exempel:
Tänk dig att du anordnar en konferens med 450 deltagare som betalar olika belopp beroende på biljettkategori, plus tillval som workshops, festmiddag eller övernattning.
En integrerad bokföringsmodul kommer att:
Under ett kvartal har en genomsnittlig arrangör 2 864 bilagor och 4 000 bilagsrader i omlopp, fördelade på beställningar, fakturor, kvitton, kreditnotor, inbetalningar och återbetalningar.
Av dessa 2 864 bilagor är 982 fakturor och 114 kreditnotor.
Om vi utgår från att det tar cirka 5 minuter för bokföraren att manuellt skapa en faktura i ert bokföringssystem och cirka 10 minuter att manuellt skapa en kreditnota, blir tidsåtgången ungefär (82 + 19) 101 timmar. (vilket kan kosta upp till 125 000 NOK per kvartal)
Med en bokföringsmodul kan du minska detta till endast 5 timmar. Dessutom kommer det genomsnittliga antalet bokföringsrader i ditt bokföringssystem att minska från 4 000 till 35, vilket motsvarar en besparing på 88 %!
Läs också: Så mycket sparar du i bokföringskostnader genom att använda Checkin
Effektiv kommunikation med deltagarna före, under och efter evenemanget är avgörande för framgång. När du har hundratals deltagare kan personlig uppföljning bli ett heltidsjobb i sig.
Så här sparar du tid:
Med automatiserad deltagarkommunikation kan du:
Exempel:
För en konferens med 500 deltagare kan du ställa in följande automatiserade kommunikationsflöde:
Hur bra kommunicerar du med dina deltagare?
Läs mer om hur du kan förbättra din kommunikation med deltagarna.
Att ha koll på anmälningar, intäkter, deltagarinformation och andra viktiga data är avgörande för att kunna fatta välgrundade beslut. Utan ett bra analysverktyg kan datainsamling och rapportering ta mycket tid.
Så här sparar du tid:
Med integrerade rapporterings- och analyslösningar kan du:
Exempel:
För en festival med flera tusen deltagare fördelade på flera dagar och olika övernattningsställen kan du använda analysverktyg för att:
Som arrangör av större evenemang med hundratals deltagare är din tid din mest värdefulla resurs.
Genom att använda dessa fem funktioner:
kan du frigöra betydande tid som kan användas till det som verkligen betyder något: att skapa unika och minnesvärda upplevelser för dina deltagare.
Baserat på erfarenheter från våra kunder som anordnar konferenser, festivaler och kurser kan dessa funktioner tillsammans spara dig flera hundra timmar om året.
Det är tid du kan ägna åt att förbättra innehållet, stärka ditt nätverk och fokusera på de kreativa och strategiska aspekterna av ditt evenemang.
Ingen gillar att städa upp efter en fest, men med rätt verktyg hjälper vi dig att göra det. Låt tekniken ta hand om de administrativa uppgifterna, så kan du vara den arrangör du vill vara och samtidigt skapa evenemang som dina deltagare aldrig kommer att glömma.
Vill du se hur Checkin kan hjälpa dig att spara tid genom att automatisera uppgifter som du lägger för mycket tid på? Boka en gratis demo nu.