5 funktioner som sparar mest tid för dig som arrangör

Din mest värdefulla resurs är din tid. När du planerar konferenser, festivaler eller kurser för hundratals deltagare finns det otaliga uppgifter som kräver din uppmärksamhet.

Lyckligtvis finns det verktyg och funktioner som kan automatisera många av dessa uppgifter, så att du kan fokusera på det som verkligen betyder något – att skapa oförglömliga upplevelser för dina deltagare.

Sparad tid är skapad värde!

I den här artikeln ska vi titta närmare på fem funktioner som kan spara mest tid för dig som arrangör, särskilt vid evenemang med fler än 200 betalande deltagare per år.

1. Skräddarsydda anmälningsformulär som automatiserar datainsamlingen

När du anordnar komplexa evenemang med hundratals deltagare är det avgörande att samla in rätt information från var och en. Traditionella anmälningslösningar är ofta för rigida och kräver manuell uppföljning.

Så här sparar du tid:

Med skräddarsydda anmälningsformulär kan du:

• Anpassa fälten efter just ditt evenemang – oavsett om det är konferenser där du behöver information om workshops, sessioner och matallergier, eller festivaler där du måste veta om campingbehov och biljettkategori.
• Skapasmartare anmälningsformulär – relevanta frågor baserade på tidigare svar – till exempel kan du visa specifika frågor till VIP-deltagare eller deltagare som har valt vissa aktiviteter.
• Automatisk kategorisering av deltagare utifrån deras svar, vilket gör det enkelt att organisera grupper som följer specifika evenemangsprogram.

Exempel:

Tänk dig att du anordnar en årlig branschkonferens med 500 deltagare. Du erbjuder olika workshops och har olika biljettpriser från 1 500 till 7 000 kr. Många deltagare har särskilda behov eller preferenser.

Med ett skräddarsytt anmälningsformulär kan en deltagare välja ”Tekniskt spår” och automatiskt få upp relevanta workshops, medan en annan väljer ”Ledningsspår” och ser helt andra alternativ. Systemet registrerar och kategoriserar automatiskt dessa val, så att du slipper sortera hundratals anmälningar manuellt.

En av våra kunder, ODA-Nettverk, sparade över 50 timmar i administrativt arbete genom att byta från generiska anmälningsformulär till en skräddarsydd lösning med väntelista.

2. Automatiserad betalning med flera betalningsmetoder

Att hantera betalningar från hundratals deltagare kan vara en tidskrävande och komplicerad process. Detta blir särskilt utmanande när du erbjuder olika biljettkategorier och tillval med olika priser.

Så här sparar du tid:

Med en automatiserad betalningslösning kan du:

• Erbjuda flera betalningsmetoder som kort, Vipps, faktura och EHF i ett och samma system, så att deltagarna kan välja den metod som passar dem bäst. Du behöver inte teckna ett eget avtal med var och en av dessa leverantörer.
• Automatisera uppföljningen av obetalda fakturor med påminnelser som skickas ut vid fördefinierade tidpunkter.
• Få omedelbar bekräftelse och uppdatering när en betalning har genomförts, utan behov av manuell kontroll.

Exempel:

Låt oss säga att du anordnar en kurs med 400 deltagare, där vissa betalar själva och andra får sin arbetsgivare att betala. Med en automatiserad betalningslösning kan systemet:

1. Ta emot betalningar från privatpersoner som vill betala med kort eller Vipps.
2. Automatiskt fakturera företag med korrekt inköpsordernummer och betalningsinformation.
3. Följa upp ”öppna poster” och automatiskt skicka påminnelser till dem som inte har betalat inom tidsfristen.

3. Bokföringsmodul som en integrerad del av ditt anmälningssystem

Bokföring och ekonomistyrning är ofta en av de mest tidskrävande uppgifterna för arrangörer. Det är lätt att tappa överblicken när man ska hantera hundratals transaktioner, återbetalningar och rapportering.

Så här sparar du tid:

Med en integrerad bokföringsmodul kan du:

• Automatiskt bokföra alla transaktioner direkt från anmälnings- och betalningssystemet.
• Få ekonomiska rapporter med ett klick, utan att behöva sammanställa data från flera system. (Inklusive momsrapporter)
• Enkelt avstämma intäkter och utgifter relaterade till evenemanget.

Exempel:

Tänk dig att du anordnar en konferens med 450 deltagare som betalar olika belopp beroende på biljettkategori, plus tillval som workshops, festmiddag eller övernattning.

En integrerad bokföringsmodul kommer att:

1. Automatiskt kategorisera varje intäkt efter typ (biljettintäkter, workshop, festmiddag osv.)
2. Ge dig realtidsuppdateringar om intäkter och likviditet.
3. Göra det enkelt att se vilka delar av evenemanget som genererar mest intäkter.
4. Automatiskt generera avräkningsrapporter och bokföringsunderlag.

Under ett kvartal har en genomsnittlig arrangör 2 864 bilagor och 4 000 bilagsrader i omlopp, fördelade på beställningar, fakturor, kvitton, kreditnotor, inbetalningar och återbetalningar.

Av dessa 2 864 bilagor är 982 fakturor och 114 kreditnotor.

Om vi utgår från att det tar cirka 5 minuter för bokföraren att manuellt skapa en faktura i ert bokföringssystem och cirka 10 minuter att manuellt skapa en kreditnota, blir tidsåtgången ungefär (82 + 19) 101 timmar. (vilket kan kosta upp till 125 000 NOK per kvartal)

Med en bokföringsmodul kan du minska detta till endast 5 timmar. Dessutom kommer det genomsnittliga antalet bokföringsrader i ditt bokföringssystem att minska från 4 000 till 35, vilket motsvarar en besparing på 88 %!

Läs också: Så mycket sparar du i bokföringskostnader genom att använda Checkin

4. Automatiserad kommunikation och uppföljning av deltagare

Effektiv kommunikation med deltagarna före, under och efter evenemanget är avgörande för framgång. När du har hundratals deltagare kan personlig uppföljning bli ett heltidsjobb i sig.

Så här sparar du tid:

Med automatiserad deltagarkommunikation kan du:

• Ställa in fördefinierade e-postsekvenser som skickar relevant information vid rätt tidpunkt.
• Ställa in fördefinierade SMS-meddelanden som ökar deltagandet och minskar antalet uteblivna med 38%.
• Segmentera kommunikationen utifrån deltagarkategorier, anmälningsalternativ eller andra kriterier.
• Koppla ihop din anmälningslösning med din marknadsföringslösning, till exempel HubSpot, MailChimp osv.

Exempel:

För en konferens med 500 deltagare kan du ställa in följande automatiserade kommunikationsflöde:

1. Bekräftelsemejl omedelbart efter anmälan, med personligt anpassad information.
2. Informationsmejl 30 dagar före evenemanget med praktiska detaljer.
3. Påminnelse 7 dagar före evenemanget med program och senaste uppdateringar.
4. Dagliga uppdateringar under evenemanget om ändringar eller viktig information.
5. Uppföljningsmejl efter evenemanget med tillgång till presentationer och en förfrågan om feedback.

Hur bra kommunicerar du med dina deltagare?
Läs mer om hur du kan förbättra din kommunikation med deltagarna.

5. Rapporterings- och analysverktyg som ger dig översikt i realtid

Att ha koll på anmälningar, intäkter, deltagarinformation och andra viktiga data är avgörande för att kunna fatta välgrundade beslut. Utan ett bra analysverktyg kan datainsamling och rapportering ta mycket tid.

Så här sparar du tid:

Med integrerade rapporterings- och analyslösningar kan du:

• Få en översikt i realtid över anmälningar, biljettförsäljning, intäkter och andra viktiga KPI:er.
• Skapa skräddarsydda rapporter med ett klick, utan att behöva samla in data från olika källor.
• Identifiera trender och mönster som kan hjälpa dig att optimera framtida evenemang.
• Enkelt dela rapporter med intressenter och samarbetspartners.

Exempel:

För en festival med flera tusen deltagare fördelade på flera dagar och olika övernattningsställen kan du använda analysverktyg för att:

1. Få en omedelbar översikt över antalet anmälda och intäkterna för varje festivaldag.
2. Jämföra olika övernattningsställen för att se vilka som är mest populära.
3. Analysera demografiska data om deltagarna för att anpassa marknadsföring och innehåll.
4. Identifiera vilka tillval som är mest populära och lönsamma.

Sammanfattning: Sparad tid är skapad värde

Som arrangör av större evenemang med hundratals deltagare är din tid din mest värdefulla resurs.

Genom att använda dessa fem funktioner:

1. Skräddarsydda anmälningsformulär,
2. Automatiserade betalningslösningar,
3. En heltäckande bokföringsmodul,
4. Automatiserad deltagarkommunikation och
5. Omfattande rapporteringslösningar,

kan du frigöra betydande tid som kan användas till det som verkligen betyder något: att skapa unika och minnesvärda upplevelser för dina deltagare.

Baserat på erfarenheter från våra kunder som anordnar konferenser, festivaler och kurser kan dessa funktioner tillsammans spara dig flera hundra timmar om året.

Det är tid du kan ägna åt att förbättra innehållet, stärka ditt nätverk och fokusera på de kreativa och strategiska aspekterna av ditt evenemang.

Ingen gillar att städa upp efter en fest, men med rätt verktyg hjälper vi dig att göra det. Låt tekniken ta hand om de administrativa uppgifterna, så kan du vara den arrangör du vill vara och samtidigt skapa evenemang som dina deltagare aldrig kommer att glömma.

Vill du se hur Checkin kan hjälpa dig att spara tid genom att automatisera uppgifter som du lägger för mycket tid på? Boka en gratis demo nu.