Netsecurity

Et av Norges viktigste fagmiljøer innen IT-sikkerhet

Netsecurity er en av Norges største totalleverandører innen cybersikkerhet. Med over 170 ansatte og kontorer i Oslo, Bergen, Stavanger, Kristiansand og Stockholm leverer de alt fra phishing-simuleringer og etisk hacking til rådgivning og løpende sikkerhetstjenester.

Arrangementer er en sentral del av vekststrategien. Gjennom året gjennomfører de alt fra webinarer og frokostseminarer til heldags brukerforum og sin egen store IT-sikkerhetskonferanse Securithon, rettet mot beslutningstakere i næringslivet.

«Arrangementene er kjempeviktige for merkevarebyggingen vår. Det er der vi skal være synlige og nå ut til potensielle kunder, men også eksisterende kunder som kanskje har behov for å vite mer om andre tjenester vi tilbyr», sier Sara Paulsen, Event Marketing Manager i Netsecurity.  

Fra kontaktskjemaer til kaos

Før Netsecurity tok i bruk Checkin, brukte de skreddersydde kontaktskjemaer på nettsiden til hvert enkelt arrangement. Systemet skalerte ikke med ambisjonsnivået.

Utfordringen var særlig tydelig på brukerforumene, der deltakerne skulle velge mellom selve forumet, et pre-forum kvelden før og middag etterpå. Skjemaene fanget opp valget ved påmelding, men når noen endret mening en uke etterpå, oppstod det raskt rot.

«Vi hadde veldig mange alternativer i et kontaktskjema, og så sier de plutselig en uke etterpå at de ikke skal på middagen allikevel. Det gjorde at det var veldig vanskelig å ha et fasit-svar på hvor mange som faktisk skulle spise.»

Resultatet var manuelle oppdateringer i HubSpot, uklare deltakerlister, og innsjekken som besto av å telle navnelapper som ikke var plukket opp. Det fungerte, men det kostet unødvendig mye tid.

Sømløs påmelding som faktisk fungerer

Det første og viktigste Netsecurity fikk med Checkin, var en påmeldingsløsning som bare virker.

Billetter sendes ut automatisk. SMS og e-post til deltakerne håndteres direkte fra systemet, og det går an å segmentere kommunikasjonen helt ned på detaljnivå, uten å manuelt bygge lister i HubSpot først.

«Det er veldig lett å sende en e-post eller SMS til deltakere på veldig spesifikke nivåer. Du kan for eksempel sende en e-post bare til de som har meldt inn allergier, eller bare til de som skal på et spesielt foredrag der vi bytter møterom.»

Selve innsjekken på arrangementsdagen ble merkbart bedre. Der de før brukte tid på å lete etter navnelapper, flyter registreringen nå raskt og uten friksjon.

«Vi har fått masse kommentarer på at registreringen er så mye bedre nå. Ingen leter etter navnelappen din lenger.»

HubSpot-integrasjonen: Salg og marked på samme side

Netsecurity bruker HubSpot som CRM-system, og integrasjonen mellom Checkin og HubSpot har vært avgjørende for samarbeidet mellom salg og marked.

Når noen melder seg på via Checkin, havner informasjonen automatisk i HubSpot. Selgerne kan logge inn og se hvilke av sine kunder som er påmeldt, hvilke bedrifter de kommer fra, og hvem som har åpnet invitasjonen, men ikke meldt seg på ennå.

«Salg trenger en god oversikt over hvem som er påmeldt, og hvilke bedrifter de kommer fra, uten at de skal måtte spørre meg hele tiden. Nå kan jeg lage dashbord i HubSpot som viser selgerne akkurat den informasjonen.»

Det gir selgerne et konkret utgangspunkt for oppfølging: de åtte kundene som klikket på invitasjonen uten å melde seg på, er de åtte man ringer, ikke hele kontaktlisten.

Under et av brukerforumene fikk de også testet verdien av sanntidsoversikt på innsjekking: en selger så at fire av sine kunder ikke hadde sjekket inn, ringte dem, og fant ut at de satt på T-banen og var forsinket. Et lite grep, men en mye bedre opplevelse enn at kunden bare ikke dukket opp.

Avbestillingsgebyr og bedre kontroll på økonomi

Netsecurity arrangerer mange gratisarrangementer, men har lenge slitt med no-shows. Med Checkin kan de nå legge til avbestillingsgebyr, noe de ikke hadde mulighet til å håndheve tidligere.

«Vi har sagt at det skal gjøres, men vi har aldri hatt fakturainformasjonen til kunden, så det har blitt litt ulv-ulv. Nå kan vi gjøre det mye mer automatisert.»

Deltakeropplevelsen starter lenge før arrangementet

For Netsecurity handler ikke en god deltakeropplevelse bare om selve dagen. Den starter med den første invitasjonen og slutter med evalueringen etterpå.

Checkin er verktøyet som binder reisen sammen. Deltakerne vet hva de har meldt seg på. De mottar riktig informasjon til riktig tid. De ankommer og sjekkr inn uten problemer. Og arrangøren sitter ikke og stresser med manuelle lister i dagene før.

Det beste beviset på at metodikken virker, kom ikke fra et kundearrangement, men fra NetSecuritys eget interne kickoff på Farris Bad i januar, med 130 ansatte. For første gang opplevde de hele Checkin-reisen internt, fra SMS med informasjon til smidig innsjekking.

«Da er det den gode opplevelsen som virkelig kommer, jo, når folk kommer bort til deg på toalettet og sier at dette er det beste kickoff vi har hatt noen gang.»

Fremover

Netsecurity er i vekst, med ambisjoner om å etablere seg i Danmark og videreutvikle eventprogrammet sitt.

Med en dedikert marketing event manager, et digitalt årshjul og Checkin som fundament for deltagerhåndteringen, er de godt rustet for å skalere arrangementene i takt med selskapet.

«Vi prøver nå å være mye mer i forkant og booker gjerne stedene vi skal bruke et år i forveien. Det gjør at kvaliteten på det vi leverer, holder mål.»