.svg)
Så mycket kan du spara i bokföringskostnader med Checkin
Vi har räknat på det!
Manuell hantering och bokföring av event jämfört med automatiserad hantering i ett samlat registreringssystem. Att det går att spara både tid och pengar är ingen hemlighet, men hur stora är besparingarna egentligen?
Läs vidare - svaret kan överraska!
Sex av våra eventkunder har använts som anonymiserade exempel. Utifrån deras underlag har vi räknat fram genomsnittliga siffror.
Läs även "Vad är ett registreringssystem?"
Manuell hantering innebär höga bokföringskostnader
Under ett kvartal har en genomsnittlig arrangör 2 864 verifikationer och cirka 4 000 verifikationsrader, fördelade på bokningar, fakturor, kvitton, kreditnotor, inbetalningar och återbetalningar.
Av dessa 2 864 verifikationer är 982 fakturor och 114 kreditnotor.
Om vi antar att det tar cirka 5 minuter för en bokförare att manuellt skapa en faktura i bokföringssystemet och cirka 10 minuter att skapa en kreditnota, motsvarar det en tidsåtgång på cirka (82 + 19) 101 timmar per kvartal.
Med ett genomsnittligt timpris på 1 250 kronor innebär detta en bokföringskostnad på cirka 125 000 kronor per kvartal, alltså nästan en halv miljon kronor per år. Då är hanteringen av övriga typer av verifikationer inte inräknad.
Läs även "Moms på 1-2-3: Hur gör jag rätt med momsen för event?
Stora besparingar med ett automatiserat system
Med Checkin kan tiden för att skapa en faktura minska till upp till 10 sekunder, och för en kreditnota till upp till 1 minut.
Faktureringen sker direkt i Checkin. Du klickar helt enkelt på ”Fakturera” på den aktuella bokningen eller ställer in automatisk fakturering till ett visst datum.
I samband med anmälan har deltagaren redan valt betal- och faktureringssätt, till exempel EHF, e-post, kortbetalning eller Swish/MobilePay.
Resten kan skötas automatiskt om du vill, inklusive påminnelser och eventuell inkassohantering. Checkin är integrerat med inkassopartners och hanterar hela processen. Betalningarna kommer in i takt med att deltagarna betalar och förs över till dig månadsvis.
Detta är så pass enkelt att du i praktiken inte behöver extern bokföringshjälp för fakturering och kreditering. Jämfört med exemplet ovan motsvarar detta cirka 5 timmars arbete, vilket ger en kostnad på cirka 6 250 kronor per kvartal eller 25 000 kronor per år.
Det innebär att du kan minska dina bokföringskostnader med upp till 95 % genom att använda Checkin.
Färre verifikationsrader
När du använder Checkin minskar det genomsnittliga antalet verifikationsrader i bokföringssystemet från 4 000 till cirka 35. Det motsvarar en minskning på 88 %!
Hur då, tänker du säkert. När du använder Checkin blir Checkin den bas där alla detaljer sparas, uppdelade på olika konton, till exempel biljettförsäljning, försäljning av monterplatser, försäljning av mat och så vidare.
I bokföringssystemet bokförs endast sammanställda belopp på de konton du har valt i förväg, i stället för detaljer på deltagarnivå. Behöver du eller din bokförare kontrollera detaljer finns all information tillgänglig i Checkin.
Bättre överblick och kontroll över dina event
Utöver besparingarna i bokföringskostnader och minskningen av antalet verifikationsrader får du även bättre överblick och kontroll över intäkter, försäljning och status för dina event.
All information finns samlad på ett ställe. Ändringar som görs av dig eller deltagaren uppdateras automatiskt, så att bokningen alltid är korrekt och redo för fakturering. I ett traditionellt bokföringssystem är detta ofta svårare att följa.
Läs också "Glöm inte bokföringen när du planerar ditt event"
Hur ser flödet ut i Checkin från bokning till betald faktura?
- En anmälan till evenemanget tas emot via registeringsformuläret.
- En bokning skapas automatiskt i Checkin, oavsett om det är en ny eller befintlig deltagare.
- Du kan gå in på anmälarens konto och sätta upp enkla regler för när fakturan ska skickas ut till din kund (på ett visst datum, ett visst antal dagar efter bokning eller manuellt när du vill).
- Faktura skickas till deltagaren.
- Fakturan betalas med KID av deltagaren.
- Pengarna tas emot på Checkins klientmedelskonto.
- När betalningen är bekräftad matchar Checkin fakturan mot inbetalt belopp och gör pengarna tillgängliga för utbetalning.
Läs också "Så här övertygar du ledningsgruppen om att Checkin är värt pengarna"
