I denne artikel:
Opretter du stadig fakturaer manuelt?
Hvis du administrerer konferencer og events med mere end 400 deltagere, ved du allerede, at en simpel registreringsplatform ikke er nok.
Du har brug for et system, der er bygget specielt til den daglige kompleksitet - fra flere billettyper og forskelligartede betalingskrav til styring af alt det økonomiske arbejde i forbindelse med dine arrangementer, herunder fakturering, betalinger, tilbagebetalinger og regnskabsrapporter.
Denne administrative byrde er grunden til, at eventarrangører skifter til Checkin.
Men hvorfor?
Først og fremmest kan Checkin reducere den tid, du bruger på dit event-regnskab med op til 95 %.
I denne artikel kan du læse, hvorfor eventarrangører i Norden vælger Checkin, når de overgår fra simple registreringsløsninger og i stedet begynder at automatisere manuelle (og kedelige) opgaver.
Tænk på Checkin som en eventassistent, der aldrig sover. Den håndterer alt, hvad du skal bruge for at afholde et vellykket arrangement. Med Checkin kan du:
Alle de timer, du normalt ville bruge på fakturaer, regneark og administrative opgaver?
Checkin klarer dem automatisk, så du kan fokusere på at skabe et fantastisk arrangement.
Dine deltagere får en god, professionel oplevelse. Du får din tid tilbage.
Helt ærligt: Hvis du virkelig elsker spændingen ved at jagte forsinkede betalinger, ser Excel som dit safe space eller får et kick af manuelt at håndtere endeløse ordreændringer - så vil Checkin skuffe dig.
Vi automatiserer de kedelige ting så hensynsløst, at du ikke får andet end tid til at fokusere på det, der rent faktisk betyder noget: at skabe uforglemmelige events.
De fleste platforme til tilmelding af events håndterer kun selve tilmeldingen. Checkin tager sig af tilmeldingen - og alt det økonomiske arbejde:
Andre platforme efterlader en kløft mellem salg af billetter og administrationen af dine penge. Den kløft tvinger dig til at udføre masser af manuelt arbejde i din regnskabsløsning.
Checkin lukker det hul for dig.
Opgaver, der før tog timer? Nu kan du klare dem med få klik. Din revisor får simple, brugbare rapporter. Du kan fokusere på dit arrangement i stedet for papirarbejde.
Dit udbytte: Hvis du selv håndterer økonomien, sparer du timer hver uge. Hvis du betaler en revisor, sparer du penge - fordi de bruger langt mindre tid på dine regnskaber.
Derfor er det vigtigt:
Vidste du, at en gennemsnitlig eventarrangør håndterer 2.864 dokumenter og 4.000 regnskabslinjer pr. kvartal, herunder fakturaer, kvitteringer, kreditnotaer, betalinger og tilbagebetalinger? Blandt disse er 982 fakturaer og 114 kreditnotaer.
Det tager ca. 101 timer pr. kvartal at oprette dem manuelt i et regnskabssystem. Det svarer til en regnskabsmæssig omkostning på ca. 125.000 kr. i kvartalet, hvis vi regner med en standardtimepris for en bogholder på 1.250 kr. I alt giver det omkring en halv million kroner om året.
Og det inkluderer ikke engang øvrige dokumenter.
(Hvis du er nysgerrig og ønsker en mere detaljeret oversigt, kan du læse mere her: "Så meget sparer du i regnskabsomkostninger ved at bruge Checkin")
Det gør Checkin anderledes:
Deltageren vælger sin foretrukne betalingsmetode (faktura, kort eller mobilbetaling), og resten er automatiseret - inklusiv påmindelser og inddrivelse af gæld.
Med Checkin faktureres deltagerne automatisk, når de reserverer deres billetter, eller dit team fakturerer dem, når der er foretaget en ordreændring. Du kan foretage ordreændringer og oprette en ny faktura på 10 sekunder. Kreditnotaer tager cirka et minut.
Altsammen sker direkte i Checkin - fra automatisk fakturering til rapporter hver anden uge, som din revisor kan bruge med det samme.
Resultatet: Du kan reducere tiden brugt på regnskab for dine arrangementer til kun 5 timer (i stedet for 101 timer) pr. kvartal - det koster kun 6.250 kr. eller 25.000 kr. om året.
Det er en omkostningsreduktion på 95 %.
Med Checkin kan du også reducere antallet af regnskabslinjer fra 4.000 til 35 i gennemsnit - en reduktion på hele 99 %.
I stedet for at bogføre detaljerede transaktioner pr. kunde, opsummerer Checkin data i foruddefinerede kontokategorier (f.eks. billetsalg, madsalg), og data forbliver tilgængelige i Checkin, når der er behov for det.
(Kilde: Så meget sparer du i regnskabsomkostninger ved at bruge Checkin)
Derfor er det vigtigt:
Dine arrangementer er ikke enkle. Du har early bird-priser, grupperabatter, kapacitetsgrænser for workshops, måltidspræferencer og koordinering af indkvartering at holde styr på.
Simple værktøjer kan ikke understøtte denne form for kompleksitet og dermed ikke hjælpe dig med at spare tid.
Det gør Checkin anderledes:
Resultatet: Med Checkin kommer du til at arbejde mere tidseffektivt og samtidig have fuld kontrol - selv når forholdene omkring dit event er komplicerede.
Derfor er det vigtigt:
Hvorfor betale det samme for din tilmeldingsløsning, uanset om din event er en succes eller en fiasko? Hvorfor betale månedlige gebyrer, når dine events er sæsonbetonede?
Det gør Checkin anderledes:
Resultatet: Vores mål er afstemt, fordi din succes er vores succes. Derfor kan vi ærligt sige, at vi ønsker at tilbyde dig al den hjælp, vi kan, for at hjælpe dig med at få succes med dit arrangement.
Derfor er det vigtigt:
Dit brands omdømme står på spil. Når deltagerne tilmelder sig din konference eller dit eksklusive uddannelsesprogram, skal de se og opleve DIT brand i hvert eneste kontaktpunkt - ikke en tredjeparts logo.
Det gør Checkin anderledes:
Resultatet:
Dit brand kan gøre en forskel og være med til at løfte kvaliteten af brugeroplevelsen og den samlede kvalitet af dit arrangement. Med en overflod af events er dit brand det, der adskiller dig fra dine konkurrenter.
Derfor er det vigtigt:
Når du arrangerer events i Norden, vil dine deltagere gerne bruge Vipps, Swish og MobilePay til at betale for deres billetter. Du har brug for rapporter med den korrekte moms, og du har brug for adgang til support i din tidszone - ikke generiske løsninger, der er bygget til andre markeder.
Det gør Checkin anderledes:
Resultatet:
Med vores betalingsløsninger er der ingen betalingshovedpine, ingen compliance-bekymringer, ingen kundeservice-tickets kl. 3 om natten.
Derfor er det vigtigt:
De fleste eventplatforme behandler AI som et tilbehør: en chatbot på supportsiden, eller en knap, der udkaster en e-mail for dig. At få et reelt svar ud af dine egne eventdata kræver som regel stadig login, klik gennem menuer, filtrering og eksport til et regneark.
Det gør Checkin anderledes:
https://mcp.checkinevent.com som en brugerdefineret connector i Claude, godkend adgangen, og stil spørgsmål på almindeligt sprog. Andre MCP-kompatible værktøjer følger samme mønster.Resultatet:
I stedet for at logge ind på et dashboard kan du bare spørge: «Hvordan går indtjekningen til Ledelseskonferencen lige nu?» eller «Vis mig alle ubetalte ordrer fra Årskonferencen» eller «Sammenlign billetindtægterne fra vores tre seneste events.» Checkins MCP-server gør rapportering til en samtale - se vores knowledge base for hele opsætningen.
Ud over disse seks centrale forskelle indeholder Checkin funktioner, som arrangører bruger hver eneste dag:
"Vi så det umiddelbare behov for en løsning, der giver os mulighed for at arbejde mere effektivt," siger Guro Sandersen, projektleder hos ODA-netværket.
"Tid er vores mest begrænsende faktor, så vi havde brug for bedre og smartere løsninger. Med Checkin sparer vi over 50 timer alene på håndtering af tilmeldinger og administration. Det gør en kæmpe forskel for os og vores frivillige."
"Det er så nemt og problemfrit at bruge Checkin! Det er fantastisk at se, at Checkin er engageret i at gøre vores arbejde så nemt som muligt," siger Hege Svendsen, administrerende direktør i Den Norske Dataforening (DND).
"Det er lykkedes os at slippe af med så mange opgaver, der spildte vores tid. Vi kan nu få mere arbejde gjort uden at skulle ansætte ekstra personale. Checkin fungerer bare, og det gør mig superglad!"
"Checkin gjorde det muligt for marketingteamet at have fuld kontrol over tilmeldingerne. Vi kunne invitere hele vores team til at samarbejde og være en del af processen.
Men marketingteamet mistede aldrig kontrollen. Og Checkin halverede stort set vores tid, når det gjaldt tilmeldingshåndtering," siger Amelia Holmsen, Head of Community Marketing, TwentyThree.