Reducér den tid, du bruger på regnskab med 95 %: derfor vælger arrangører Checkin

I denne artikel:

1. Hvad gør Checkin?
2. Hvorfor er Checkin unik?
3. 5 måder, hvorpå Checkin er anderledes
4. Derfor vælger eventarrangører Checkin
5. Fordelen ved Checkin: Bygget til dine udfordringer
6. Derfor virker Checkin-tilgangen
7. Derfor skal du prøve Checkin - helt uden risiko
8. Konklusion - det handler om din bundlinje
9. Ofte stillede spørgsmål om Checkin

Opretter du stadig fakturaer manuelt?

Hvis du administrerer konferencer og events med mere end 400 deltagere, ved du allerede, at en simpel registreringsplatform ikke er nok.

Du har brug for et system, der er bygget specielt til den daglige kompleksitet - fra flere billettyper og forskelligartede betalingskrav til styring af alt det økonomiske arbejde i forbindelse med dine arrangementer, herunder fakturering, betalinger, tilbagebetalinger og regnskabsrapporter.

Denne administrative byrde er grunden til, at eventarrangører skifter til Checkin.

Men hvorfor?

Først og fremmest kan Checkin reducere den tid, du bruger på dit event-regnskab med op til 95 %.

I denne artikel kan du læse, hvorfor eventarrangører i Norden vælger Checkin, når de overgår fra simple registreringsløsninger og i stedet begynder at automatisere manuelle (og kedelige) opgaver.

Hvad gør Checkin?

Tænk på Checkin som en eventassistent, der aldrig sover. Den håndterer alt, hvad du skal bruge for at afholde et vellykket arrangement. Med Checkin kan du:

• Sælge billetter
• Fakturere deltagere
• Opkræve betalinger
• Tjekke deltagere ind ved dit event
• Følge op på dine resultater

Alle de timer, du normalt ville bruge på fakturaer, regneark og administrative opgaver?

Checkin klarer dem automatisk, så du kan fokusere på at skabe et fantastisk arrangement.

Dine deltagere får en god, professionel oplevelse. Du får din tid tilbage.

Helt ærligt: Hvis du virkelig elsker spændingen ved at jagte forsinkede betalinger, ser Excel som dit safe space eller får et kick af manuelt at håndtere endeløse ordreændringer - så vil Checkin skuffe dig.

Vi automatiserer de kedelige ting så hensynsløst, at du ikke får andet end tid til at fokusere på det, der rent faktisk betyder noget: at skabe uforglemmelige events.

Hvorfor er Checkin unik?

De fleste platforme til tilmelding af events håndterer kun selve tilmeldingen. Checkin tager sig af tilmeldingen - og alt det økonomiske arbejde:

• Automatisk fakturering
• Opkrævning af betalinger
• Oprettelse af regnskabsrapporter

Andre platforme efterlader en kløft mellem salg af billetter og administrationen af dine penge. Den kløft tvinger dig til at udføre masser af manuelt arbejde i din regnskabsløsning.

Checkin lukker det hul for dig.

Opgaver, der før tog timer? Nu kan du klare dem med få klik. Din revisor får simple, brugbare rapporter. Du kan fokusere på dit arrangement i stedet for papirarbejde.

Dit udbytte: Hvis du selv håndterer økonomien, sparer du timer hver uge. Hvis du betaler en revisor, sparer du penge - fordi de bruger langt mindre tid på dine regnskaber.

5 måder, hvorpå Checkin er anderledes

1. Integreret regnskabs- og betalingsmodul
(ikke kun registrering)

Derfor er det vigtigt:

Vidste du, at en gennemsnitlig eventarrangør håndterer 2.864 dokumenter og 4.000 regnskabslinjer pr. kvartal, herunder fakturaer, kvitteringer, kreditnotaer, betalinger og tilbagebetalinger? Blandt disse er 982 fakturaer og 114 kreditnotaer.

Det tager ca. 101 timer pr. kvartal at oprette dem manuelt i et regnskabssystem. Det svarer til en regnskabsmæssig omkostning på ca. 125.000 kr. i kvartalet, hvis vi regnet med en standardtimepris for en bogholder på 1.250 kr. I alt giver det omkring en halv millioner kroner om året. 

Og det inkluderer ikke engang øvrige dokumenter.

(Hvis du er nysgerrig og ønsker en mere detaljeret oversigt, kan du læse mere her: "Så meget sparer du i regnskabsomkostninger ved at bruge Checkin")

Hvad Checkin gør anderledes:

• Smart faktureringssystem: Genererer automatisk fakturaer med korrekt moms
• Regnskabsrapporter: Regnskabsrapporter hver anden uge - klar til din regnskabsløsning
• Avanceret betalingsopfølgning: Håndterer betalinger, refusioner til deltagere med få klik, og sender automatiske betalingspåmindelser
• Økonomisk dashboard i realtid: Se dine eventindtægter i realtid og få et præcist overblik over, hvem der skylder hvad og hvornår - helt uden regneark

Deltageren vælger sin foretrukne betalingsmetode (faktura, kort eller mobilbetaling), og resten er automatiseret - inklusiv påmindelser og inddrivelse af gæld.

Med Checkin faktureres deltagerne automatisk, når de reserverer deres billetter, eller dit team fakturerer dem, når der er foretaget en ordreændring. Du kan foretage ordreændringer og oprette en ny faktura på 10 sekunder. Kreditnotaer tager cirka et minut.

Altsammen sker direkte i Checkin - fra automatisk fakturering til rapporter hver anden uge, som din revisor kan bruge med det samme.

Resultatet:
Du kan reducere tiden brugt på regnskab for dine arrangementer til kun 5 timer (i stedet for 101 timer) pr. kvartal - det koster kun 6.250 kr. eller 25.000 kr. om året.

Det er en omkostningsreduktion på 95 %.

Med Checkin kan du også reducere antallet af regnskabslinjer fra 4.000 til 35 i gennemsnit - en reduktion på hele 88 %.

I stedet for at bogføre detaljerede transaktioner pr. kunde, opsummerer Checkin data i foruddefinerede kontokategorier (f.eks. billetsalg, madsalg), og data forbliver tilgængelige i Checkin, når der er behov for det.

(Kilde: Så meget sparer du i regnskabsomkostninger ved at bruge Checkin)

2. Håndtering af kompleksitet

Derfor er det vigtigt:

Dine arrangementer er ikke enkle. Du har early bird-priser, grupperabatter, kapacitetsgrænser for workshops, måltidspræferencer og koordinering af indkvartering at holde styr på.

Simple værktøjer kan ikke understøtte denne form for kompleksitet og dermed ikke hjælpe dig med at spare tid.

Det gør Checkin anderledes:

• Du kan tilbyde dine deltagere pakketilbud: Kombinér flere tilbud, f.eks. indgangsbillet, måltider og overnatning, i et pakketilbud.
• Tilbyd tilpassede siddepladser og oversigtskort: Giv deltagere og udstillere mulighed for at vælge, hvor de vil sidde eller have deres stand ud fra et kort, der er lavet specielt til dit arrangement.
• Administrér alle ordreændringer på ét sted: Uanset om du skal ændre en billettype, et hotelværelse eller hvilken workshop, deltageren ønsker at deltage i, kan du administrere alle disse ændringer på ét sted.
• En smart og fleksibel bookingløsning: Giv dine deltagere mulighed for at booke deres hotelværelse og yderligere services i din tilmeldingsformular, så både de og du sparer tid.

Resultatet:

Med Checkin kommer du til at arbejde mere tidseffektivt og samtidig have fuld kontrol - selv når forholdene omkring dit event er komplicerede.

3. Priser baseret på succes
(ingen månedlige gebyrer, der dræner dit budget)

Derfor er det vigtigt:

Hvorfor betale det samme for din tilmeldingsløsning, uanset om din event er en succes eller en fiasko? Hvorfor betale månedlige gebyrer, når dine events er sæsonbetonede?

Det gør Checkin anderledes:

• Du betaler kun for succes: 10 kr. pr. deltager + 2 % af billetindtægterne. Læs mere om vores prismodel.
• Udbetalinger hver anden uge, når billetterne er solgt: Checkin indsamler automatisk dine indtægter for dig, og du modtager en udbetaling fra os hver anden uge. Du behøver altså ikke at vente med at få dine penge, til dit arrangement er overstået.
• Ingen faste omkostninger: Ingen opsætningsgebyrer, ingen månedlige gebyrer, ingen bindende årskontrakter.
• Tilpassede incitamenter: Vi kan kun få succes, når dit arrangement får succes.

Resultatet:
Vores mål er afstemt, fordi din succes er vores succes. Derfor kan vi ærligt sige, at vi ønsker at tilbyde dig al den hjælp, vi kan, for at hjælpe dig med at få succes med dit arrangement.

4. Komplet white label-oplevelse
(ingen generiske tilmeldingsformularer)

Derfor er det vigtigt:

Dit brands omdømme står på spil. Når deltagerne tilmelder sig din konference eller dit eksklusive uddannelsesprogram, skal de se og opleve DIT brand i hvert eneste kontaktpunkt - ikke en tredjeparts logo.

Det gør Checkin anderledes:

• Branded tilmeldingsproces: Dit logo, dine farver, skrifttyper og budskaber fra start til slut.
• Brugerdefineret integration: Deltagerne tilmelder sig på din hjemmeside, ikke vores (medmindre du ønsker at bruge en standard tilmeldingsside).
• Usynlig teknologi: Deltagerne ved ikke, at du bruger Checkin - de ser og møder kun dit brand.
• Sammenhængende oplevelse: Fra opslag på sociale medier til landing-side og indtjeknings-bekræftelse - alt matcher din brandidentitet.

Resultatet:

Dit brand kan gøre en forskel og være med til at løfte kvaliteten af brugeroplevelsen og den samlede kvalitet af dit arrangement. Med en overflod af events er dit brand det, der adskiller dig fra dine konkurrenter.

5. Nordisk markedsekspertise
(ingen generiske internationale løsninger)

Derfor er det vigtigt:

Når du arrangerer events i Norden, vil dine deltagere gerne bruge Vipps, Swish og MobilePay til at betale for deres billetter. Du har brug for rapporter med den korrekte moms, og du har brug for adgang til support i din tidszone - ikke generiske løsninger, der er bygget til andre markeder.

Det gør Checkin anderledes:

• Skandinaviske betalingsapps er inkluderet: Vipps (Norge), Swish (Sverige), MobilePay (Danmark), plus VISA, MasterCard og automatisk fakturering er inkluderet i din aftale.
• Nordisk compliance indbygget: Momshåndtering i flere lande, overholdelse af GDPR og regionale regler er sikret.
• Skandinavisk support-team: Med Checkin kan du forvente at møde rigtige mennesker, nordiske åbningstider og forståelse for den regionale markedsdynamik.

Resultatet:

Med vores betalingsløsninger er der ingen betalingshovedpine, ingen compliance-bekymringer, ingen kundeservice-tickets kl. 3 om natten.

Plus alle de funktioner, du forventer (og nogle, du ikke forventer)

Ud over disse fem centrale forskelle, indeholder Checkin funktioner, som arrangører bruger hver eneste dag:

• Mobil indtjeknings-app til hurtig, professionel registrering på stedet
• SMS- og e-mail-kommunikation, så du kan kommunikere til deltagerne direkte med de oplysninger, de har brug for
• Kraftig rabatmotor med ubegrænset fleksibilitet
• Automatiserede ventelister, der administrerer sig selv
• Indbygget analyse-tracking (Google Analytics og Meta-pixel)
• Ready-to-use integrationer med HubSpot, Mailchimp, Mail Mojo, Teams og Zoom - alle gratis

Derfor vælger eventarrangører Checkin

Bristepunktet: Når simple værktøjer stopper med at virke

"Vi så det umiddelbare behov for en løsning, der giver os mulighed for at arbejde mere effektivt," siger Guro Sandersen, projektleder hos ODA-network.

"Tid er vores mest begrænsende faktor, så vi havde brug for bedre og smartere løsninger. Med Checkin sparer vi over 50 timer alene på håndtering af tilmeldinger og administration. Det gør en kæmpe forskel for os og vores frivillige."

Lettelsen: Når alt bare fungerer

"Det er så nemt og problemfrit at bruge Checkin! Det er fantastisk at se, at Checkin er engageret i at gøre vores arbejde så nemt som muligt," siger Hege Svendsen, administrerende direktør i Den Norske Dataforening (DND).

"Det er lykkedes os at slippe af med så mange opgaver, der spildte vores tid. Vi kan nu få mere arbejde gjort uden at skulle ansætte ekstra personale. Checkin fungerer bare, og det gør mig superglad!"

Det ønskede resultat: Fuld kontrol for hele teamet

"Checkin gjorde det muligt for marketingteamet at have fuld kontrol over tilmeldingerne. Vi kunne invitere hele vores team til at samarbejde og være en del af processen.

Men marketingteamet mistede aldrig kontrollen. Og Checkin halverede stort set vores tid, når det gjaldt tilmeldingshåndtering." siger Amelia Holmsen, Head of Community Marketing, TwentyThree.

Checkins fordel: Bygget til dine udfordringer

Forskellige events står over for forskellige udfordringer. Se her, hvordan Checkin tilpasser sig dine:

Til konferencer og messer

At administrere en konference betyder, at man skal jonglere hundredvis af detaljer - tilmeldinger, betalinger, koordinering af talere, styring af udstillere og håndtering af regnskab efter arrangementet.

Checkin håndterer den komplekse logistik, så du kan fokusere på at skabe en uforglemmelig oplevelse.

Hvad du får:

• Fleksible prisstrukturer, herunder pakketilbud, der samler billetter, måltider og indkvartering
• Automatiseret økonomistyring med fakturering, betalingspåmindelser og regnskabsrapporter
• Problemfri indtjekningsoplevelse, der holder køerne i gang og deltagerne glade
• Indbygget integration med HubSpot, Mailchimp, Teams og Zoom - gratis at bruge
• Hotelbooking direkte i din tilmeldingsformular
• Compliance-dokumentation, der tilfredsstiller revisorer og interessenter

Til professionelle kurser og e-læringsprogrammer

Kursusarrangører har brug for mere end simple tilmeldingsløsninger - de har brug for værktøjer, der håndterer certificeringer, tracker deltagelse og administrerer løbende deltager-engagement uden at øge den administrative byrde.

Hvad du får:

• Mobil indtjekningsapp til ubesværet at tracke deltagelse
• Automatiserede kursuscertifikater, der sendes til de deltagere, som gennemfører dit program
• Komplet økonomisk automatisering, herunder fakturering, betalingspåmindelser og rapporter
• Integreret hotelbooking til flerdages uddannelsesprogrammer
• Værktøjer til deltagerkommunikation så du kan holde deltagerne engagerede under hele kurset

Til festivaler og koncerter over flere dage

Store arrangementer med tusindvis af deltagere og kompleks logistik kræver en platform, der ikke bukker under for presset. Checkin er bygget til at håndtere menneskemængder, koordinere leverandører og håndtere indtjekning i realtid.

Hvad du får:

• Brugerdefinerede kort over siddepladser og etager, så deltagere, leverandører og sponsorer selv kan vælge deres pladser
• Leverandør- og sponsorpakker med specialiserede priser og adgangskontrol
• Merchandise- og tilkøbsmuligheder for at maksimere indtjeningsmulighederne
• Omfattende bookingmodul til hoteller, glamping, campingpladser og andre overnatningssteder
• Kapacitetsstyring i realtid på tværs af flere scener, områder og tidsintervaller

Derfor virker Checkin-tilgangen: Resultater fra virkeligheden

Vi skulle have valgt Checkin langt tidligere

"Jeg havde brug for noget, der kunne gøre min hverdag nemmere. Med Checkin fandt jeg præcis det," siger Ingvild Ryggen Carsten, Managing Director hos GeoPublishing events.

"Vi bruger Checkin til tilmeldinger, hotelbookinger og kommunikation med deltagerne. Checkins regnskabsmodul har også gjort tingene nemmere.
Vi sparer både tid og penge med Checkins regnskabsmodul. Det gør det nemt for vores revisor at holde styr på posteringerne, hvilket forenkler regnskabsarbejdet."

Bygget til skala, designet til pålidelighed

"Siden vi skiftede til Checkin, er deltagerregistreringen blevet meget nemmere, og konverteringerne er skudt i vejret! Checkin skaber sømløse, næste generations kunderejser for eventbranchen." Siger Christoffer Omberg, medstifter og partner i Oslo Business Forum

Derfor skal du prøve Checkin - helt uden risiko

Det koster dig ikke noget at oprette en Checkin-konto.

Du kan teste og bruge Checkin helt gratis, indtil du har solgt din første eventbillet.

Som vi plejer at sige: "Vi påtager os en stor del af din arbejdsbyrde, men kun en lille del af dine billetindtægter."

Vores priser er enkle:

• For betalte arrangementer:  10 kr. pr. deltager + 2 % af billetindtægterne (der kan pålægges et transaktionsgebyr på 2,5 % afhængigt af den betalingsløsning, din deltager bruger).
• For gratis arrangementer: Kun 10 kr. pr. tilmeldte deltager

Se vores komplette prismodel her.

Sådan kommer du i gang:

Trin 1: Opret din begivenhed (pris: 0 kr.)

Hvad du gør: Opret din gratis Checkin-konto og opret din begivenhed. Test alle funktioner lige så længe, du har brug for det - dage, uger eller måneder. Der er intet pres og ingen tidsbegrænsning.

Sådan hjælper vi: Vores team gennemgår din opsætning og optimerer den til dine specifikke behov. Tænk på os som dine event-tekniske konsulenter.

Hvad du betaler: Intet. Det er helt gratis, indtil du sælger din første billet.

Trin 2: Lancering og åben tilmelding (Omkostninger: stadig 0 kr.)

Hvad du gør: Udgiv din eventside, åbn for tilmelding, og begynd at markedsføre til dit publikum.

Sådan hjælper vi: Vi står til rådighed for eventuelle spørgsmål eller ændringer i løbet af tilmeldingsperioden. Du får rigtig support fra rigtige mennesker.

Hvad du betaler: Stadig ingenting. Nul omkostninger, indtil den faktiske omsætning kommer ind.

Trin 3: Afhold dit event med succes (Omkostninger: succesbaseret)

Hvad du gør: Fokusér udelukkende på deltageroplevelsen og på at levere et uforglemmeligt arrangement.

Sådan hjælper vi: Checkin hjælper dig med at spare tid, når du håndterer ordreændringer, tilmeldinger, behandler betalinger og udsender deltagerkommunikation. Det hele kører problemfrit i baggrunden.

Hvad du betaler: 10 kr. pr. faktisk deltager + 2 % af billetindtægterne + 2,5 % transaktionsgebyr pr. solgt billet.

Konklusion: Det handler om din bundlinje

Slut med at lade simple værktøjer komplicere dine events.

Dine konferencer, festivaler og professionelle kurser fortjener en platform, der er bygget specielt til det detaljeniveau og den administration, du håndterer hver dag.

Checkin er ikke bare et tilmeldingsværktøj; det er en alt-i-en-løsning, der håndterer alt det tunge - fra integreret økonomisk administration til håndtering af komplekse problemstillinger og gnidningsfri indtjekning.

Det betyder, at du kan reducere din regnskabsmæssige arbejdsbyrde med op til 95 % og spare utallige timer på manuelle opgaver.

Det er hovedårsagen til, at eventarrangører i Norden skifter til Checkin.

Checkin er det kloge valg - bygget til dine specifikke udfordringer.

Og det bedste af det hele? Det er helt risikofrit at prøve.

Der er ingen omkostninger, før du har solgt din første billet.
Du kan oprette din begivenhed, teste alle funktioner og se præcis, hvordan Checkin håndterer dine specifikke udfordringer - helt gratis.

Opret din konto i dag, eller anmod om en personlig demo.

Ofte stillede spørgsmål omcheckin

1. Hvad er Checkin?

Svar:
Checkin er en komplet event-platform, der dækker alle faser af deltagerens rejse - fra tilmelding og betaling til indtjekning på stedet og rapportering efter eventet.

I modsætning til simple tilmeldingssystemer er Checkin designet til arrangører, der afholder større eller mere komplekse events med flere billetkategorier, avancerede betalingsopsætninger og hundredvis af deltagere.

Ved at automatisere rutineopgaver, forenkle økonomiske arbejdsgange og give direkte indsigt i arrangementets resultater, hjælper Checkin med at reducere det administrative arbejde og samtidig sikre en smidig og professionel oplevelse for både arrangører og deltagere.

2. Hvem bruger Checkin?

Svar:
Checkin er en alt-i-en-platform til den moderne, professionelle eventarrangør, der afholder komplekse events som konferencer, festivaler, virksomhedsmøder og store non-profit events samt dem, der udbyder fysiske og digitale kurser hver uge.

Vores brugere er dem, der:

• Administrerer 400+ deltagere og har brug for et system, der er bygget til den skala og kompleksitet.
• Ønsker at automatisere hele deres økonomiske proces (fakturering, betalinger og regnskabsrapporter), ikke kun tilmelding.
• Ønsker at reducere det administrative arbejde med op til 95 % for at kunne fokusere på at skabe uforglemmelige oplevelser.

3. Hvordan adskiller Checkin sig fra andre tilmeldingsværktøjer?

Svar: Checkin er en alt-i-en eventplatform, der går langt ud over simpel tilmelding. Den er bygget til eventarrangører, der administrerer komplekse events med hundredvis af deltagere.

Den vigtigste forskel er, at den er tænkt og bygget til at arbejde integreret:

• Integreret regnskab: Checkin automatiserer hele den økonomiske proces - fra fakturering og betalingsopkrævning til færdige regnskabsrapporter. Det fjerner behovet for at jonglere med separate økonomi- og tilmeldingssystemer og kan reducere tiden brugt på regnskabshåndtering med op til 95 %.
• Ægte kompleksitetshåndtering: Systemet håndterer kompleksitet, som simple værktøjer ikke kan håndtere. Det giver mulighed for funktioner som pakketilbud, brugerdefinerede oversigtskort og håndtering af alle ordreændringer på ét sted.
• White-Label branding: Du får en fuldt ud branded, professionel oplevelse, hvor deltagerne tilmelder sig på din hjemmeside ved hjælp af et brugerdefineret domæne.
• Nordisk ekspertise: Den understøtter skandinaviske betalingsapps som Vipps, Swish og MobilePay sammen med indbygget nordisk compliance.

Checkin er den komplette løsning til arrangører, der har brug for at reducere administrativt arbejde og strømline finansielle arbejdsgange.

4. Fungerer Checkin til både gratis og betalte events?

Svar: Ja, absolut.

Checkin er fuldt ud fleksibelt: Det fungerer til arrangementer, der er helt gratis, helt betalte eller en kombination af begge dele.

Du kan bruge platformen til at administrere gratis tilmeldinger og deltagere eller oprette forskellige billettyper, administrere rabatter og håndtere sikre onlinebetalinger.

Checkin-systemet er helt gratis at bruge, indtil du sælger din første billet. For gratis arrangementer er den eneste omkostning 10 kr. pr. billet.

5. Hvad koster Checkin?

Svar: Checkin bruger en gennemsigtig, succesbaseret prismodel med nul faste omkostninger. Du kan oprette og offentliggøre din begivenhed gratis; der opstår først omkostninger, når deltagerne tilmelder sig.

• Ingen forhåndsgebyrer: Der er ingen opsætningsgebyrer, månedlige abonnementer eller skjulte omkostninger.
• Betalte events: Du betaler kun 10 kr. pr. faktisk deltager + 2 % af billetindtægterne (et transaktionsgebyr på 2,5 % kan påløbe afhængigt af den betalingsløsning, dine deltagere benytter).
• Gratis arrangementer: Omkostningerne er kun 10 kr. pr. billet.

Som eventarrangør bevarer du fleksibiliteten: Du kan vælge at inkludere omkostningerne til Checkin i din billetpris.

6. Hvordan kommer jeg i gang med Checkin?

Svar: Det er enkelt og helt risikofrit at komme i gang.

1. Opret en gratis konto: Tilmeld dig på checkinevent.com, og opret din begivenhed på få minutter. Du kan teste alle funktioner gratis og så længe, du vil.
2. Gå live med dit event gratis: Offentliggør din begivenhed og åbn for tilmelding uden at betale noget. Du har ingen omkostninger, før du har solgt din første billet.

Hvis du har brug for praktisk vejledning, kan du også bestille en gratis, personlig demo på 30 minutter. Her kan vi gennemgå dine specifikke udfordringer og optimere din opsætning.