Så meget sparer du i regnskabsomkostninger ved at bruge checkin

Vi har regnet på det!

Manuel registrering og bogføring sammenlignet med en automatiseret håndtering i ét samlet tilmeldingssystem? Det er ingen hemmelighed, at besparelserne i både tid og omkostninger er enorme, men hvilke tal taler vi egentlig om?

Læs videre - du vil helt sikkert blive overrasket!

Seks af vores fantastiske event-kunder og deres mange bilag er blevet brugt som anonymiserede eksempler. Vi har også brugt dem til at beregne gennemsnitstal.

Læs også "Hvad er et tilmeldingssystem?"

Manuel indtastning = høje regnskabsomkostninger

På et kvartal har en gennemsnitlig arrangør 2.864 bilag og 4.000 bilagslinjer i omløb, fordelt på bookinger, fakturaer, kvitteringer, kreditnotaer, betalinger og tilbagebetalinger.

Af disse 2.864 bilag er der 982 fakturaer og 114 kreditnotaer.

Hvis vi antager, at det tager ca. 5 minutter for en bogholder at oprette en faktura manuelt i dit regnskabssystem og ca. 10 minutter at oprette en kreditnota manuelt, får vi et tidsforbrug på ca. (82 + 19) 101 timer.

Med en standardtimepris for en bogholder på 1.250 kr. ser vi på en regnskabsmæssig omkostning til oprettelse af fakturaer og kreditnotaer på 125.000 kr. pr. kvartal, eller mere præcist en halv million kroner om året! Og så er håndteringen af de andre typer bilag ikke medregnet.

Læs også "Moms på 1-2-3: Hvordan får jeg styr på momsen til events?

Enorme besparelser med et automatiseret system

Med Checkin kan du reducere den tid, det tager at oprette en faktura med op til 10 sekunder, og for en kreditnota kan du reducere tiden med op til 1 minut. Fakturering sker direkte fra Checkin, og du trykker blot på "Fakturér" på den pågældende ordre eller sætter automatisk fakturering op til et givet tidspunkt.

Modtageren har allerede valgt faktureringsmetode, hvad enten det er EHF, e-mail, kortbetaling eller Vipps/MobilePay.

Resten klarer sig selv, hvis man ønsker det - inklusiv rykkere og eventuelle inkassokrav. Checkin er integreret med Inkassopartnere og tager sig af denne proces. Pengene kommer ind i takt med, at de pågældende betaler, og det samlede beløb overføres til dig hver måned.

Det er så enkelt, at du faktisk ikke har brug for en revisor til at foretage fakturering og kreditering. Hvis vi sammenligner med eksemplet ovenfor, udgør regnskabsomkostningerne for disse 5 timer 6.250 kr. i kvartalet eller 25.000 kr. om året.

Med andre ord kan du skære 95 % af dine regnskabsomkostninger ved at bruge Checkin!

Færre bilagslinjer

Derudover vil det gennemsnitlige antal bilagslinjer i dit regnskabssystem blive reduceret fra 4.000 til 35 ved at bruge Checkin. Det svarer til en besparelse på 88 %!

Hvordan, tænker du sikkert. Når du bruger Checkin, bliver Checkin den base, hvor alle detaljer gemmes, opdelt i de forskellige konti, f.eks. billetsalg, salg af boder, salg af mad og så videre.

I dit regnskabssystem er det kun de samlede beløb, der indtastes og bogføres på de konti, du har valgt på forhånd, og ikke på kundeniveau, som det ellers ville være tilfældet. Hvis du eller din revisor har brug for at tjekke detaljer, kan I gøre det i Checkin.

Bedre overblik og kontrol over dine events

Ud over disse konkrete besparelser i regnskabsomkostninger og reduktionen i antallet af bilagslinjer, får du også et bedre overblik over og kontrol med indtjening, salg og status på de forskellige events.

Alle detaljer er samlet ét sted og i realtid. Eventuelle ændringer foretaget af dig eller den tilmeldte opdateres automatisk, så ordren altid er opdateret og klar til fakturering. I et regnskabssystem er det ikke lige så tydeligt.

Læs også "Glem ikke regnskabet, når du planlægger dit arrangement"

Hvad er flowet i Checkin fra booking til betalt faktura?

1. En tilmelding til arrangementet modtages via din tilmeldingsformular.
2. Bookingen oprettes automatisk i Checkin, uanset om det er en ny eller eksisterende deltager.
3. Du kan gå ind på deltagerens konto og opsætte enkle regler for, hvornår fakturaen skal sendes ud til din kunde (på en bestemt dato, et bestemt antal dage efter bookingen eller manuelt, når du vil).
4. Fakturaer sendes til abonnenten.
5. Fakturaen betales med KID af den tilmeldte.
6. Pengene modtages på Checkins kundekonto.
7. Når pengene er bekræftet modtaget (Checkin har bankintegration), afstemmer Checkin fakturaen med det betalte beløb, og pengene gøres tilgængelige for udbetaling til dig.

Læs også "Sådan overbeviser du din chef om, at Checkin er pengene værd"