Automation och integrationer var guld värda

Från studentinitiativ till ekosystem för ledare

Oslo Business Forum startade som ett frivilligt initiativ på Handelshögskolan BI. Två studenter med ett brinnande engagemang för att göra mer för sina kurskamrater skapade det som i dag har blivit en av Norges mest respekterade ledarskapskonferenser.

"Den gemenskapsandan och det brinnande engagemanget för att bygga något tillsammans — det har varit en röd tråd som löpt genom dessa korridorer från allra första början."

 Thea Grønbeck , projektledare på Oslo Business Forum

Tio år senare verkar bolaget inom tre affärsområden och har vuxit till ett komplett ekosystem för ledare — med gemenskap, verktyg, expertkunskap och internationella konferenser.

"Det handlar om att bli sedd"

För Thea börjar arbetet långt innan konferensdagen. Som projektledare är hennes uppdrag att säkerställa sömlösa processer — både för deltagarna i salen och för teamet bakom kulisserna.

"Deltagarupplevelsen är förmodligen det vi arbetar hårdast med under hela året. Den börjar redan vid första kontakten. Det är otroligt viktigt för oss att folk känner att de blir sedda och hörda — att de spelar roll."

Teamet har kartlagt varje enskild kontaktpunkt från första mötet till att deltagaren lämnar lokalen efter konferensen. Målet: alla ska känna att de hör hemma, att de är en del av ett community och att de är välkomna tillbaka.

"Något av det finaste vi ser är hur personligt det känns att komma till vår konferens. Du får ett namnbricka med ditt namn på, du hälsas välkommen — och det sätter standarden för resten av upplevelsen."

På jakt efter en totalleverantör

Med tusentals deltagare och hundratals frivilliga studenter växte komplexiteten snabbt. Oslo Business Forum behövde en partner som kunde täcka hela kedjan — från anmälan och fakturering till kommunikation och incheckning.

"Vi letade efter en totalleverantör som kunde hjälpa oss att säkerställa en trygg och kontrollerad deltagarhantering — med rätt kommunikationssystem och ett stabilt faktureringssystem. Och det är otroligt tryggt att veta att det alltid finns någon i ryggen som jobbar mot samma mål."

Det nära stödet från Checkin blev särskilt viktigt under de mest intensiva perioderna.

"Det är helt avgörande för att klara av det hårdaste trycket — de sista dagarna innan själva konferensen."

Integrationerna gör skillnaden

När Thea ska peka ut vad som ger störst värde i vardagen tvekar hon inte.

"Den del av Checkin som förmodligen ger oss störst värde är hur enkla integrationsalternativen är. Jag vet inte vad vi skulle göra utan de integrationer vi har mot våra CRM-system och andra tjänster."

Att data flödar sömlöst mellan systemen innebär färre manuella fel och tryggare processer — före, under och efter evenemanget.

"Att Checkin är så kompatibelt med alla de andra viktiga system vi använder i vardagen är överlägset det mest värdefulla för oss."

Från handskrivna listor till QR-kod på sekunder

Tidsbesparingen har varit märkbar. Thea minns tydligt hur det var förut.

"Det är inte många år sedan vi stod där och skrev deltagarlistor för hand — för hundratals, upp mot tusentals deltagare. Nu skannar vi en QR-kod och incheckningen är klar."

Effekten sträcker sig längre än bara praktisk tidsanvändning.

"Det handlar om att eliminera köer, eliminera frustration — och sätta standarden för det första intryck vi vill skapa. Det har effektiviserat många processer som tidigare var långsamma och manuella."

Ambitioner som kräver rätt partners

Oslo Business Forum siktar högt. Med målet att nå 500 miljoner NOK till 2030 tar de nu steget in i nya affärsområden — och det kräver mer av alla: teamet, partners och leverantörerna.

"När vi ska skala behöver vi bra leverantörer runt oss som växer i samma takt, som är lika ambitiösa och som ser vart vi är på väg. Valet av en totalleverantör är extremt avgörande för hur man själv växer — och för att framgången håller."

Att Checkin är en totalleverantör som kan leverera på så många områden skapar en enorm trygghet — före, under och efter varje evenemang.