Automatisering og integrationer var guld værd

Fra studenterinitiativ til økosystem for ledere

Oslo Business Forum startede som et frivilligt initiativ på Handelshøjskolen BI. To studerende med et brændende engagement for at gøre mere for deres medstuderende skabte det, der i dag er blevet en af Norges mest anerkendte lederkonferencer.

"Den fællesskabsånd og det brændende engagement for at bygge noget sammen — det har været en rød tråd, der er løbet igennem disse gange helt fra starten."

 Thea Grønbeck , projektleder hos Oslo Business Forum

Ti år senere opererer virksomheden på tværs af tre forretningsområder og er vokset til et komplet økosystem for ledere — med fællesskab, værktøjer, faglig viden og internationale konferencer.

"Det handler om at blive set"

For Thea starter arbejdet lang tid før selve konferencedagen. Som projektleder er hendes opgave at sikre problemfrie processer — både for deltagerne i salen og for teamet bag kulisserne.

"Deltageroplevelsen er nok det, vi arbejder hårdest med i løbet af et helt år. Den starter allerede ved den første kontakt. Det er utroligt vigtigt for os, at folk oplever, at de bliver set og hørt — at de er vigtige."

Teamet har kortlagt hvert eneste kontaktpunkt fra første møde til deltageren går ud ad døren efter konferencen. Målet: alle skal føle, at de hører til, at de er en del af et fællesskab og er velkomne tilbage.

"Noget af det smukkeste, vi ser, er, at det opleves meget personligt at komme til vores konference. Du får et navneskilt med dit navn, du ønskes velkommen — og det sætter standarden for resten af oplevelsen."

På udkig efter en totalleverandør

Med tusindvis af deltagere og hundredvis af frivillige studerende voksede kompleksiteten hurtigt. Oslo Business Forum havde brug for en partner, der kunne dække hele kæden — fra tilmelding og fakturering til kommunikation og check-in.

"Vi ledte efter en totalleverandør, der kunne hjælpe os med at sikre en tryg og kontrolleret deltagerhåndtering — med det rette kommunikationssystem og et solidt faktureringssystem. Og det er utroligt rart at vide, at man altid har nogen i ryggen, der arbejder mod det samme mål."

Den tætte opfølgning fra Checkin blev særligt vigtig i de mest hektiske perioder.

"Det er helt afgørende for at kunne klare det hårdeste pres — de sidste dage inden selve konferencen."

Integrationerne gør forskellen

Når Thea skal pege på, hvad der giver størst værdi i hverdagen, tøver hun ikke.

"Den del af Checkin, der måske giver os størst værdi, er, hvor enkle integrationsmulighederne er. Jeg ved ikke, hvad vi skulle have gjort uden de integrationer, vi har mod vores CRM-systemer og andre tjenester."

At data flyder problemfrit mellem systemerne betyder færre manuelle fejl og mere pålidelige processer — før, under og efter arrangementet.

"Det, at Checkin er så kompatibelt med alle de andre vigtige systemer, vi bruger i hverdagen, er langt det mest værdifulde for os."

Fra håndskrevne lister til QR-kode på sekunder

Tidsbesparelsen har været mærkbar. Thea husker tydeligt, hvordan det var før.

"Det er ikke mange år siden, vi stod der og skrev deltagerlister i hånden — for hundredvis, op mod et par tusinde deltagere. Nu scanner vi en QR-kode, og check-in er klaret."

Effekten rækker længere end blot praktisk tidsbesparelse.

"Det handler om at eliminere køer, eliminere frustration — og sætte standarden for det første indtryk, vi ønsker at skabe. Det har effektiviseret mange processer, der tidligere var langsomme og manuelle."

Ambitioner der kræver de rette partnere

Oslo Business Forum sigter højt. Med et mål om at nå 500 millioner NOK inden 2030 tager de nu steget ind i nye forretningsområder — og det kræver mere af alle: teamet, partnerne og leverandørerne.

"Når vi skal skalere, er vi afhængige af at have gode leverandører omkring os, der vokser i samme takt, som er lige så ambitiøse og som ser, hvor vi er på vej hen. Valget af en totalleverandør er ekstremt afgørende for, hvordan man selv vokser — og for at succesen varer."

Det, at Checkin er en totalleverandør, der kan levere på så mange områder, skaber en enorm tryghed — før, under og efter hvert arrangement.