Så här övertygar du Ledningsgruppen om att Checkin är värt pengarna

Vi förstår dig. Du är en av många som uppskattar Checkin eftersom registreringssystemet passar som handen i handsken för hur du arbetar, eller vill arbeta, med evenemang.

Men nu måste du övertyga din ledningsgrupp om att göra en investering.

Vi har samlat all information du behöver för att hantera varje invändning. 

OBS: Gör det här först!

Det är du som känner din verksamhet och vardag bäst, och tydligt kan se hur Checkin kan hjälpa dig i ditt jobb. Det du behöver göra nu är att se det ur företagets synvinkel, ur ett helikopterperspektiv. Det finns minst tre saker du bör göra innan du pratar med ledningsgruppen: 

• Förstå verksamhetens behov: Vilket behov tillgodoser Checkin i din organisation (tänk bortom din egen position och avdelning), vilka problem kommer det att lösa och hur kommer det att förbättra arbetsprocesser, effektivitet eller lönsamhet? 
• Utforska alternativen: Vilka andra system finns på marknaden, baserat på dina behov? Var tydlig med varför du tycker att Checkin är det bästa valet. 
• Förbered en tydlig och övertygande presentation: Presentera informationen på ett strukturerat och lättförståeligt sätt (se nästa avsnitt). 

Förbered en presentation

Du känner din ledningsgrupp bäst, och du vet hur lång du kan gå i din argumentation. När du skapar ditt underlag, välj ett format som passar er bäst, till exempel en PowerPoint, ett memo eller ett kort och tydligt e-postmeddelande. Följande punkter bör du täcka i din argumentation: 

1. Våra behov och utmaningar: Beskriv din nuvarande situation, både mot bakgrund av ditt jobb, din avdelning och (om det är relevant) utanför din avdelning. 
2. Systemöversikt: Kort beskrivning av Checkin och dess viktigaste funktioner och fördelar. Se här (och de fem punkterna nedan).
3. Jämförelse av alternativ: Varför är Checkin det bästa valet för din organisation jämfört med andra alternativ på marknaden? Läs om vad som är unikt med lösningen här.
4. Framgångshistorier och kundcase: Visa exempel på andra företag som har uppnått bra resultat med Checkin och hur du kan överföra dessa lärdomar till din organisation.  Se exempel här.
5. Kostnadsanalys och ROI: Ge en översikt över kostnaderna för systemet (det här är enkelt, se ekonomiavsnittet nedan) och den förväntade avkastningen på investeringen (vad du sparar eller tjänar). 
6. Säkerhet och support: Hur hanterar systemet datasäkerhet och GDPR, och vilken utbildning och support erbjuds? 
7. Slutsats och nästa steg: Sammanfatta de viktigaste punkterna och fördelarna med systemet och föreslå nästa steg i beslutsprocessen. Detta skulle kunna vara en pilot där du testar systemet vid ett evenemang. 

Nu vill jag diskutera fem viktiga fördelar som ledningsgruppen kommer att uppskatta med Checkin, se punkt 2. Jag har utformat dem som "samtalsämnen" som du kan ta med direkt i din presentation. 

1. Datasäkerhet och GDPR

Bara genom att nämna GDPR känner de flesta en oro kring vad som måste täckas in. Men oroa dig inte, detta har vi koll på. Möjliga frågor från ledningsgruppen: 

- Checkin låter bra, men hur är det med GDPR? 

- Kan vi få problem med EU-kommissionen om vi använder det här systemet i framtiden? 

- Har datasäkerheten tagits om hand? Kan systemet hackas? 

Ditt svar: Checkin är ett norskt system som måste följa EU:s allmänna dataskyddsförordning. GDPR är inbyggt i Checkin, med samtyckeslösningar för databehandling och kommunikation i alla former. 

All data lagras på säkra servrar i Europa och deltagarna har möjlighet att få sin datahistorik raderad. Med Checkin är vi trygga om Datainspektionen kommer på besök. 

2. Effektivisering av vardagen

Som projektledare kanske du gärna vill lyfta fram alla automatiserade funktioner i Checkin, som till exempel schemalagda biljettutskick och e-postmeddelanden. Men ta ett steg tillbaka och lyft blicken. Säg istället så här:  

Ditt svar: Genom att använda Checkin blir jag mer effektiv i min vardag. Jag kommer att kunna frigöra mycket tid, som jag idag lägger på administrativa uppgifter. Istället kan   tiden användas till att skapa ett oförglömligt event för vår publik. 

3. Ekonomi och redovisning

Om det är något Checkin är bra på så är det redovisning och ekonomi. Det är inte utan anledning som vi kallar oss för ekonomiavdelningens bästa vän. Använder du en redovisningsbyrå finns det pengar att spara här. Har du en egen redovisningsansvarig kan han eller hon sänka axlarna och få tid över till annat. 

Ditt svar: Idag är vi irriterade på allt arbete vi måste göra efter eventet kring redovisningen som måste ske. Med Checkin slipper vi det och kan istället använda tiden till att till exempel utvärdera eventet så att vi kan göra det ännu bättre nästa gång. 

4. Professionalism och varumärke

Ledningsgruppen är mån om sin organisations anseende och hur varumärket uppfattas på marknaden. Här har du möjlighet att verkligen samla poäng. 

Ditt svar: Checkin ger oss tillgång till funktioner som förbättrar kundens upplevelse av att anmäla sig till och delta i ett evenemang hos oss, genom att ta hand om deltagaren under hela kundresan. Detta hjälper till att stärka vårt varumärke och bidrar till en mer positiv kundresa. Dessutom sparar vi mycket tid på det praktiska arbetet, som vi i stället kan lägga på kreativt arbete, så att vi kan göra våra evenemang ännu bättre. 

PS: PS: Checkin har flexibla formulär som du kan använda på din webbplats, smidiga lösningar för incheckning på plats, biljettutskrift och kommunikation via e-post och SMS före, under och efter evenemanget. Fundera också på om det finns andra avdelningar än din egen som kan ha nytta av Checkin. 

5. Låg risk

När du äntligen ber om ett "ja" från ledningsgruppen är pris och införande alltid på bordet. (På den här sidan kan du beräkna kostnaden genom att ange antalet deltagare och biljettpriset).

Ditt svar: Att säga ja till Checkin är som att säga ja till att prova Checkin. Det finns ingen bindningstid eller fasta kostnader, så risken är låg. 

Checkins filosofi är att vi vill ha kunder som tycker om att använda Checkin och inte känner sig tvingade att göra det. 

Det är svårt att säga nej till det. 

Vi önskar dig lycka till!