Minska tiden du lägger på bokföring och redovisning av events med 95%: Därför väljer arrangörer checkin

I den här artikeln:

1. Vad gör Checkin?
2. Varför är Checkin unikt?
3. 5 sätt på vilka Checkin är annorlunda
4. Varför eventarrangörer väljer Checkin
5. Fördelen med Checkin: Byggd för dina specifika utmaningar
6. Varför Checkin-metoden fungerar
7. Varför du bör prova Checkin - Det är helt riskfritt
8. Slutsats - Det handlar om din slutlinje
9. Vanliga frågor om Checkin

Skapar du fortfarande fakturor manuellt?

Om du hanterar konferenser och evenemang med över 400 deltagare vet du redan att en enkel registreringsplattform inte räcker till. 

Du behöver ett system som är byggt specifikt för vardagens komplexitet - från flera biljettyper och olika betalningskrav till hantering av allt ekonomiskt arbete kopplat till dina evenemang, inklusive fakturering, betalningar, återbetalningar och rapporter. 

Den administrativa bördan är anledningen till att eventarrangörer byter till Checkin.

Varför just Checkin?

Till att börja med kan Checkin minska arbetsbelastningen för bokföringen av dina evenemang med upp till 95 %.

I den här artikeln kan du läsa om varför eventarrangörer i Norden väljer Checkin när de övergår från enkla registreringslösningar och och istället börjar automatisera manuella (och tråkiga) arbetsuppgifter. 

Vad gör Checkin?

Tänk på Checkin som din eventassistent som aldrig sover. Den hanterar allt du behöver för att genomföra ett framgångsrikt evenemang:

• Sälja biljetter
• Fakturera deltagarna
• Ta betalt
• Checka in deltagare på ditt evenemang
• Följa upp dina resultat.

Alla dessa timmar som du normalt skulle lägga på fakturor, kalkylblad och administrativa uppgifter sköter Checkin automatiskt, så att du kan fokusera på att skapa ett riktigt framgångsrikt event.

Dina deltagare får en smidig och professionell upplevelse. Du får tillbaka din tid.

Helt ärligt: Om du verkligen älskar att jaga sena betalningar, ser Excel som ditt säkra verktyg eller får en kick av att manuellt hantera oändliga ändringar av bokningar - då kommer Checkin göra dig besviken. 

Vi automatiserar de tråkiga arbetet så effektivt att du får tid över till att fokusera på det som faktiskt betyder något: att skapa oförglömliga event.

Varför är Checkin unikt?

De flesta plattformar för anmälan till event hanterar bara själva registreringen.
Checkin tar hand om anmälan och allt det ekonomiska arbetet runt omkring:

• Automatisk fakturering
• Betalningshantering
• Skapande av bokföringsrapporter

Andra plattformar lämnar ett glapp mellan biljettförsäljning och hantering av era betalningar. Det glappet tvingar dig till manuellt arbete i din bokföringslösning. 

Checkin stänger de gapet. 

Uppgifter som tidigare tog timmar tar nu bara några klick. Din ekonomiavdelning/redovisningsbyrå får tydliga, användbara rapporter. Du kan fokusera på ditt event istället för pappersarbete.

Din belöning: Om du själv hanterar ekonomin sparar du timmar varje vecka. Om du betalar någon för att göra jobbet åt dig sparar du pengar eftersom de använder betydligt mindre tid på ditt bokföringsarbete.

5 sätt som Checkin skiljer sig från andra

1. Integrerad bokförings- och betalningsmodul
(Inte bara registrering)

Därför är det viktigt:

Visste du att en genomsnittlig eventarrangör hanterar 2.864 dokument och 4.000 bokföringsrader per kvartal, inklusive fakturor, kvitton, kreditnotor, betalningar och återbetalningar? Av dessa är 982 fakturor och 114 kreditfakturor. 

Det tar cirka 101 timmar per kvartal att skapa dem manuellt i ett bokföringssystem. Det motsvarar en bokföringskostnad på cirka 125 000 kronor per kvartal, om man räknar med ett standardtimpris för en redovisningskonsult på 1 250 kronor. Totalt blir det omkring en halv miljon kronor per år.

Och det inkluderar inte ens övriga dokument.

(Om du är nyfiken och vill få en mer detaljerad översikt kan du läsa mer här:  "Hur mycket du kan spara på bokföring med Checkin", besök vår blogg)

Vad Checkin gör annorlunda:

• Smart faktureringssystem: Generera automatiskt fakturor med korrekt moms
• Bokföringsrapporter: Bokföringsrapporter varannan vecka redo för din bokföringslösning
• Avancerad betalningsuppföljning: Hanterar betalningar, återbetalar deltagare med ett klick och skickar automatiska betalningspåminnelser
• Ekonomisk dashboard i realtid: Se dina intäkter från evenemanget i realtid och exakt vem som är skyldig vad och när, helt utan kalkylark

Deltagaren väljer önskad betalningsmetod (faktura, kort eller mobilbetalning) och resten automatiseras, inklusive påminnelser och inkasso. 

Med Checkin faktureras deltagarna automatiskt när de bokar sina biljetter eller så fakturerar ditt team dem efter att en orderändring har gjorts. Du kan göra orderändringar och skapa en ny faktura på 10 sekunder. Kreditnotor tar ungefär en minut. 

Allt sker direkt i Checkin - från automatisk fakturering till rapporter varannan vecka som din ekonom kan använda omedelbart. 

Resultatet:
Du kan minska tiden som läggs på bokföring för dina event till endast 5 timmar (istället för 101 timmar) per kvartal. Det kostar bara 6 250 kronor per kvartal, eller 25 000 kronor per år.

Det är en kostnadsminskning på 95 %.

Med hjälp av Checkin kan du också minska antalet bokföringsrader från 4 000 till 35 i genomsnitt - en minskning med 88 %.

Istället för att bokföra detaljerade transaktioner per kund sammanfattar Checkin data i fördefinierade kontokategorier (till exempel biljettförsäljning och försäljning av mat), medan detaljerna fortsatt finns tillgängliga i Checkin vid behov.

(Källa: Så mycket kan du spara på bokföring med Checkin)

2. Hantering av kompexitet
(Ingen bara grundläggande registrering)

Därför är detta viktigt:

Dina event är inte enkla. Du hanterar early bird-priser, grupprabatter, kapacitetsbegränsningar för workshops, måltidspreferenser och koordingering av boende att hålla reda på. 
 
Enkla verktyg klarar inte den här typen av komplexitet; och hjälper dig därför inte heller att spara tid. 

Vad Checkin gör annorlunda:

• Erbjud paketlösningar till dina deltagare: Kombinera flera erbjudanden, till exempel entrébiljett, måltider och övernattning, i ett och samma paket.
• Erbjud anpassade sittplatser och översiktskartor: Låt deltagare och monterinnehavare välja var de vill sitta eller ha sin monter från en karta som är anpassad speciellt för ditt event.
• Hantera alla bokningsändringar på ett ställe: Oavsett om du behöver ändra biljettyp, hotellrum eller vilken workshop deltagaren vill gå på, kan du hantera alla dessa ändringar på ett ställe.
• En smart och flexibel bokningslösning: Låt deltagarna boka hotellrum och tilläggstjänster i anmälningsformuläret, så sparar både du och deltagarna tid.

Resultatet:

Med Checkin arbetar du mer tidseffektivt och behåller full kontroll, även när förutsättningarna kring ditt event är komplexa.

3. Prissättning baserad på framgång
(Inga månadsavgifter som urholkar din budget)

Varför detta är viktigt:

Varför betala lika mycket för din registreringslösning för event oavsett om ditt event blir en succé eller inte? Och varför betala månatliga avgifter när dina evenemang ofta är säsongsbaserade?

Vad Checkin gör annorlunda:

• Du betalar bara för framgång: 10 kr per deltagare + 2 % av biljettintäkterna. Läs mer om vår prismodell.
• Utbetalningar varannan vecka när biljetter säljs: Checkin samlar automatiskt in dina intäkter åt dig, och du får en utbetalning från oss varannan vecka. Du behöver alltså inte vänta tills ditt evenemang är genomfört innan du får dina pengar. 
• Inga fasta kostnader: Inga startavgifter, inga månatliga avgifter och inga bindande årsavtal.
• Anpassade incitament: Vi kan bara lyckas när ditt event lyckas.

Resultatet:
Våra mål är i linje med varandra eftersom vår framgång är din framgång. Därför kan vi ärligt säga att vi vill erbjuda dig all den hjälp vi kan för att du ska lyckas med ditt event.

4. Komplett white label-upplevelse
(Inga generiska anmälningsformulär)

Varför detta är viktigt:

Ditt varumärkes rykte står på spel. När deltagare anmäler sig till din konferens eller ditt exklusiva utbildningsprogram ska de se och uppleva DITT varumärke i varje kontaktpunkt – inte en tredjepartslogotyp.

Vad Checkin gör annorlunda:

• En registreringsupplevelse med din grafiska profil: Din logotyp, dina färger, typsnitt och budskap från början till slut.
• Anpassad integration: Deltagarna registrerar sig på din webbplats, inte vår. (om du inte väljer att använda en standardiserad anmälningssida).
• Osynlig teknik: Deltagarna märker aldrig att du använder Checkin - de möter bara ditt varumärke.
• Sammanhållen upplevelse: Från inlägg i sociala medier till landningssida och incheckningsbekräftelse – allt följer din grafiska profil.

Resultatet:

Ditt varumärke gör skillnad och bidrar till att höja kvaliteten på användarupplevelsen och den totala upplevelsen av ditt event. I det allmänna bruset måste ditt varumärke sticka ut och ge användaren en upplevelse som särskiljer dig från konkurrenterna.

5. Nordisk marknadsexpertis
(inte generiska internationella lösningar)

Varför detta är viktigt:

När du anordnar event i Norden vill dina deltagare använda Vipps, Swish och MobilePay för att betala för sina biljetter. Du behöver rapporter med rätt moms och du vill få support i din tidszon - inte generiska lösningar som är byggda för andra marknader.

Vad Checkin gör annorlunda:

• Skandinaviska betalningsappar ingår: Vipps (Norge), Swish (Sverige), MobilePay (Danmark), plus VISA, MasterCard och automatiserad fakturering ingår i ditt avtal.
• Inbyggd nordisk compliance: Momshantering i flera länder samt efterlevnad av GDPR och regionala regelverk är inbyggt från start.
• Skandinaviskt supportteam: Med Chedkin möter du riktiga människor, nordiska öppettider och ett team med förståelse för den regionala marknadsdynamiken.

Resultatet:

Med våra betalningslösningar slipper du betalningsstrul, compliance-bekymmer och kundsupportärenden mitt i natten.

Plus alla funktioner du kan förvänta dig (och några du inte kan förvänta dig)

Utöver dessa fem grundläggande skillnader innehåller Checkin funktioner som arrangörer använder varje dag:

• Mobil incheckningsapp för snabb och professionell registrering på plats
• SMS- och e-postkommunikation så att du direkt kan nå deltagarna med den information de behöver
• Kraftfull rabattmotor med obegränsad flexibilitet
• Automatiserade väntelistor som sköter sig själva
• Inbyggd analytisk spårning (Google Analytics och Meta pixel)
• Färdiga integrationer med HubSpot, Mailchimp, Mail Mojo, Teams och Zoom - alla gratis

Därför väljer eventarrangörer Checkin

Brytpunkten: När enkla verktyg slutar fungera

"Vi såg ett omedelbart behov av en lösning som gör det möjligt för oss att arbeta mer effektivt", säger Guro Sandersen, projektledare på ODA-network.

"Tid är vår mest begränsande faktor, så vi behövde bättre och smartare lösningar. Med Checkin sparar vi över 50 timmar bara på att hantera registreringar och administration. Det gör en enorm skillnad för oss och våra volontärer."

Lättnaden: När allt bara fungerar

"Att använda Checkin är så enkelt och så sömlöst! Det är fantastiskt att se att Checkin är engagerade i att göra vårt jobb så enkelt som möjligt", säger Hege Svendsen, VD på Den Norske Dataforening (DND).

"Vi lyckades bli av med så många uppgifter som slösade bort vår tid. Nu kan vi få mer gjort utan att behöva anställa extra personal. Checkin fungerar helt enkelt, vilket gör mig superglad!"

Det önskade resultatet: Full kontroll för hela teamet

"Checkin gjorde det möjligt för marknadsteamet att ha full kontroll över registreringarna. Vi kunde bjuda in hela vårt team att samarbeta och vara en del av processen.

Marknadsteamet tappade dock aldrig kontrollen. Och Checkin halverade i princip vår tid när det gällde hanteringen av registreringar." säger Amelia Holmsen, Head of Community Marketing, TwentyThree

Fördelen med Checkin: Byggd för dina utmaningar

Olika event står inför olika utmaningar. Här kan du se hur Checkin anpassar sig efter dina behov:

För konferenser och mässor

Att hantera en konferens innebär att jonglera hundratals detaljer - registreringar, betalningar, samordning av talare, hantering av utställare och redovisning efter eventet.

Checkin hanterar den komplexa logistiken så att du kan fokusera på att skapa en oförglömlig upplevelse.

Vad du får med Checkin:

• Flexibla prisstrukturer inklusive paketerbjudanden som samlar biljetter, måltider och boende
• Automatiserad ekonomisk hantering med fakturering, betalningspåminnelser och bokföringsrapporter
• Smidig incheckning som håller köerna i rörelse och deltagarna glada
• Inbyggda integrationer med HubSpot, Mailchimp, Teams och Zoom - gratis att använda.
• Hotellbokning direkt i ditt anmälningsformulär
• Compliance-dokumentation som uppfyller kraven från revisorer och andra intressenter

För professionella kurser och e-learningprogram

Kursarrangörer behöver mer än grundläggande registrering - de behöver verktyg som hanterar certifieringar, följer upp deltagande och administrerar löpande engagemang utan att öka den administrativa bördan.

Vad du får i paketet:

• Mobil incheckningsapp för enkel uppföljning av deltagande
• Automatiserade kursintyg som skickas till deltagare som genomför programmet
• Fullständig ekonomisk automatisering inklusive fakturering, betalningspåminnelser och rapporter
• Integrerad hotellbokning för flerdagarsutbildningar
• Kommunikationsverktyg för att hålla deltagarna engagerade under hela kursen

För flerdagarsfestivaler och konserter

Storskaliga arrrangemang med tusentals deltagare, flera arenor och komplex logistik behöver en plattform som inte viker sig under press. Checkin är byggt för att hantera stora publikflöden, samordna leverantörer och sköta incheckning i realtid.

Vad du får med Checkin:

• Anpassade sittplatser och översiktskartor så att deltagare, leverantörer och sponsorer själva kan välja sina platser
• Leverantörs- och sponsorpaket med specialpriser och åtkomstkontroller
• Merchandise och tilläggsförsäljning för att maximera intäktsmöjligheterna
• Omfattande bokningsmodul för hotell, glamping, campingplatser och andra boenden
• Kapacitetsstyrning i realtid över flera scener, områden och tidsintervaller

Därför fungerar Checkins metod: Resultat från verkligheten

Vi borde ha valt Checkin långt tidigare

"Jag behövde något som kunde göra mitt dagliga arbete enklare. Med Checkin hittade jag precis det", säger Ingvild Ryggen Carsten, vd för GeoPublishing events.

"Vi använder Checkin för anmälningar, hotellbokningar och kommunikation med deltagarna. Checkins bokföringsmodul har också förenklat arbetet.
Vi sparar både tid och pengar med Checkins bokföringsmodul. Den gör det enkelt för vår ekonom att hålla reda på posterna, vilket förenklar bokföringsarbetet."

Byggd för skala, designad för tillförlitlighet

"Sedan vi bytte till Checkin har deltagarregistreringen blivit mycket enklare och konverteringen har skjutit i höjden! Checkin skapar moderna kundresor för eventbranschen – byggda för nästa generation" Säger Christoffer Omberg, medgrundare och partner Oslo Business Forum

Därför bör du prova Checkin - helt utan risk

Att skapa ett Checkin-konto kostar dig ingenting.

Du kan testa och använda Checkin helt gratis tills du har sålt din första eventbiljett.

Som vi brukar säga: "Vi tar en stor del av din arbetsbörda, men bara en liten del av dina biljettintäkter. "

Vår prissättning är enkel:

• För betalda evenemang: 10 kr per deltagare + 2 % av biljettintäkterna (en transaktionsavgift på 2,5 % kan tillkomma beroende på vilken betalningslösning deltagaren använder)
• För gratisevenemang: Endast 10 kr per registrerad deltagare

Se vår fullständiga prismodell här.

Så kommer du igång:

Steg 1: Skapa ditt event (Kostnad: 0 kr)

Det här gör du: Skapa ett gratis Checkin-konto och sätt upp ditt event. Testa alla funktioner så länge du vill – dagar, veckor eller månader. Ingen press och inga tidsbegränsningar.

Hur vi hjälper till: Vårt team går igenom din uppsättning och optimerar den efter dina specifika behov. Se oss som dina tekniska konsulter för eventet.

Vad du betalar: Ingenting. Noll. Det är helt gratis tills du säljer din första biljett.

Steg 2: Lansering och öppen registrering (Kostnad: Fortfarande 0 kr)

Det här gör du: Publicera din eventsida, öppna registreringen och börja marknadsföra dig mot din målgrupp.

Hur vi hjälper till: Vi finns tillgängliga för frågor och justeringar under hela anmälningsperioden. Du får support från riktiga människor.

Vad du betalar: Fortfarande ingenting. Noll kostnad tills faktiska intäkter kommer in.

Steg 3: Genomför ditt evenemang med framgång (Kostnad: Framgångsbaserad)

Det här gör du: Fokusera helt på deltagarnas upplevelse och på att leverera ett oförglömligt evenemang.

Hur v í hjälper till: Checkin hjälper dig att spara tid när du hanterar ändringar i bokningar, anmälningar, betalningar och deltagarkommunikation. Allt sköts smidigt i bakgrunden.

Vad du betalar: 10 kr per faktisk deltagare + 2 % av biljettintäkterna + 2,5 % transaktionsavgift per såld biljett.

Slutsats: Det handlar om din lönsamhet

Sluta låta enkla verktyg komplicera dina event.

Dina konferenser, festivaler och professionella kurser förtjänar en plattform som är byggd specifikt för den detaljnivå och administration som du hanterar varje dag.

Checkin är inte bara ett registreringsverktyg; det är en allt-i-ett-lösning som hanterar det tunga arbetet - integrerad ekonomihantering och bokföring till hantering av komplexa upplägg och smidig incheckning.

Det innebär att du kan minska den administrativa arbetsbelastningen kopplad till bokföring med upp till 95% och spara oräkneliga timmar på manuella uppgifter.

Det är den främsta anledningen till att eventarrangörer i Norden väljer att byta till Checkin.

Checkin är det smarta valet som är byggt för dina specifika utmaningar.

Och det bästa av allt? Det är helt riskfritt att prova.

Det finns inga kostnader förrän du sålt din första biljett.
Du kan skapa ditt event, testa alla funktioner och själv se hur Checkin hanterar just dina utmaningar – helt utan kostnad.

Skapa ditt konto idag eller boka en personlig demo.

Vanliga frågor om Checkin

1. Vad är Checkin?

Svar:
Checkin är en komplett plattform för eventhantering som täcker varje steg i deltagarens resa - från registrering och betalningar till incheckning på plats och rapportering efter eventet.

Till skillnad från enkla registreringssystem är Checkin utformat för eventarrangörer som genomför större eller mer komplexa event med flera biljettkategorier, avancerade betalningsinsupplägg och hundratals deltagare.

Genom att automatisera rutinuppgifter, förenkla ekonomiska arbetsflöden och ge direkt insyn i arrangemangets resultat hjälper Checkin till att minska det administrativa arbetet och samtidigt säkerställa en smidig och professionell upplevelse för både arrangörer och deltagare.

2. Vem använder Checkin?

Svar:
Checkin är en allt-i-ett-plattform för den moderna, professionella eventarrangören som genomför komplexa event såsom konferenser, festivaler, företagsevent och större ideella arrangemang, samt för dem som erbjuder fysiska och digitala kurser varje vecka.

Våra användare är de som:

• Hanterar 400+ deltagare och behöver ett system som är byggt för den skalan och komplexiteten.
• Vill automatisera hela sin ekonomiska process (fakturering, betalningar och bokföringsrapporter), inte bara registrering.
• Vill minska det administrativa arbetet med upp till 95% för att kunna fokusera på att skapa minnesvärda upplevelser.

3. Hur skiljer sig Checkin från andra verktyg för eventregistrering?

Svar: Checkin är en allt-i-ett-eventplattform som går långt bortom enkel anmälan. Den är byggd för eventarrangörer som administrerar komplexa evenemang med hundratals deltagare.

Den största skillnaden är att Checkin är tänkt och byggt för att arbeta integrerat:

• Integrerad redovisning: Checkin automatiserar hela den ekonomiska processen -från fakturering och betalning till färdiga redovisningsrapporter. Det eliminerar behovet av att jonglera med separata ekonomi- och registreringssystem och kan minska tiden som läggs på bokföring med upp till 95%.
• Sann komplexitetshantering: Systemet hanterar komplexitet som enkla verktyg inte klarar, såsom paketerbjudanden,anpassade sittplatskartor och hantering av alla bokningsändringar på ett ställe.
• White-Label Branding: Du får en helt varumärkesanpassad, professionell upplevelse där deltagarna anmäler sig via din webbplats med ett eget domännamn.
• Nordisk expertis: Stöd för skandinaviska betalappar som Vipps, Swish och MobilePay, tillsammans med inbyggd nordisk regelefterlevnad.

Checkin är den kompletta lösningen för arrangörer som behöver minska administrativt arbete och effektivisera sina ekonomiska arbetsflöden.

4. Fungerar Checkin för både gratis och betalda event?

Svar: Ja, absolut.

Checkin är helt flexibelt: det fungerar för evenemang som är helt gratis, betalda eller en kombination av båda.

Du kan använda plattformen för att hantera gratis anmälningar och deltagare eller skapa olika biljettyper, administrera rabatter och hantera säkra onlinebetalningar.

Checkin är helt gratis att använda tills du säljer din första biljett. För gratis event är den enda kostnaden 10 kr per biljett.

5. Vad kostar Checkin?

Svar: Checkin använder en transparent, framgångsbaserad prismodell utan fasta kostnader. Du kan skapa och publicera ditt event gratis, och kostnader uppstår först när deltagare anmäler sig.

• Inga förskottsavgifter: Det finns inga installationsavgifter, månadsabonnemang eller dolda kostnader.
• Betalda evenemang: Du betalar endast 10 kr per faktisk deltagare + 2 % av biljettintäkterna (en transaktionsavgift på 2,5 % kan tillkomma beroende på vilken betalningslösning dina deltagare använder).
• Gratis event: Kostnaden är bara 10 kr per biljett.

Som arrangör behåller du full flexibilitet och kan välja att inkludera kostnaden för Checkin i ditt biljettpris.

6. Hur kommer jag igång med Checkin?

Svar: Att komma igång är enkelt och helt riskfritt.

1. Skapa ett gratis konto: Registrera dig på checkinevent.se och skapa ditt event på några minuter. Du kan testa alla funktioner gratis och så länge du vill.
2. Gå live med ditt event gratis: Publicera ditt event och öppna för anmälan utan kostnad. Du betalar ingenting förrän du har sålt din första biljett..

Om du behöver praktisk vägledning kan du också boka en kostnadsfri, personlig demo på 30 minuter för att gå igenom dina specifika utmaningar och optimera din uppsättning.