Automatisering og integrasjoner var gull verdt

Fra studentinitiativ til økosystem for ledere

Oslo Business Forum startet som et frivillig initiativ på Handelshøyskolen BI. To studenter med et brennende engasjement for å gjøre noe mer for sine medstudenter skapte det som i dag har blitt en av Norges mest anerkjente lederkonferanser.

«Den dugnadsånden og det brennende engasjementet for å gjøre noe sammen – det har vært en rød tråd som har gått gjennom gangene her helt fra starten,» forteller Thea Ekrem Mørk, prosjektleder i Oslo Business Forum.

Ti år senere jobber selskapet på tvers av tre forretningsområder og har blitt et helt økosystem for ledere, med fellesskap, verktøy, fagkunnskap og internasjonale konferanser.

«Det handler om å bli sett»

For Thea starter jobben lenge før selve konferansedagen. Som prosjektleder er oppdraget hennes å sikre sømløse prosesser, både for deltakerne i salen og for teamet bak kulissene.

«Deltakeropplevelsen er nok det vi jobber mest med i løpet av et helt år,» sier hun. «Den starter allerede ved første kontakt. Det er utrolig viktig for oss at folk opplever at de blir sett og hørt – at de er viktige.»

Teamet har kartlagt hvert eneste kontaktpunkt fra første møte til deltakeren går ut døra etter konferansen. Målet er at alle skal føle at de hører hjemme, at de er en del av et community og er velkomne tilbake.

«Noe av det fineste vi ser er at det oppleves veldig personlig å komme til konferansen vår. Du får et navneskilt med navnet ditt, du blir ønsket velkommen – og det setter standarden for resten av opplevelsen.»

På jakt etter en totalleverandør

Med tusenvis av deltakere og hundrevis av frivillige studenter vokste kompleksiteten raskt. Oslo Business Forum trengte en partner som kunne dekke hele kjeden – fra påmelding og fakturering til kommunikasjon og innsjekk.

«Vi var på utkikk etter en totalleverandør som kunne hjelpe oss å sikre en trygg og kontrollert deltakerhåndtering – med rett kommunikasjonssystem og et solid faktureringssystem,» sier Thea. «Og det er utrolig godt å vite at man alltid har noen i ryggen som jobber mot samme mål.»

Den tette oppfølgingen fra Checkin ble spesielt viktig i de mest hektiske periodene. «Det er helt avgjørende for å klare å stå i det verste trykket – de siste dagene før selve konferansen.»

Integrasjonene gjør forskjellen

Når Thea skal peke på hva som gir størst verdi i det daglige, nøler hun ikke.

«Den delen av Checkin som kanskje gir oss størst verdi, er hvor enkle integrasjonsløsningene er,» sier hun. «Jeg vet ikke hva vi skulle gjort uten integrasjonene vi har mot CRM-systemene våre og andre tjenester.»

Det at data flyter sømløst mellom systemene betyr færre manuelle feil og tryggere prosesser – før, under og etter arrangementet. «Det at Checkin er så kompatibelt med de andre viktige systemene vi benytter i hverdagen, er nok desidert det mest verdifulle for oss.»

Fra håndskrevne lister til QR-kode på sekunder

Tidsbesparelsen har vært merkbar. Thea husker godt hvordan det var før: «Det er ikke mange år siden vi sto der og skrev deltakerlister for hånd – for flere hundre, opp mot noen tusen deltakere. Nå skanner vi en QR-kode, og innsjekken er gjort.»

Effekten strekker seg lenger enn bare praktisk tidsbruk. «Det handler om å eliminere køer, eliminere frustrasjon – og sette standarden for det første inntrykket vi ønsker å skape. Det har effektivisert mange prosesser som tidligere var trege og manuelle.»

Ambisjoner som krever de rette partnerne

Oslo Business Forum sikter høyt. Målet er å nå 500 millioner innen 2030, og nå tar de steget inn i nye forretningsområder. Det krever mer av alle – teamet, partnerne og leverandørene.

«Når vi skal skalere, er vi avhengige av å ha gode leverandører rundt oss som vokser i samme takt, som er like ambisiøse og som ser hvor vi skal,» sier Thea. «Valget av en totalleverandør er ekstremt avgjørende for hvordan man selv vokser – og for at suksessen varer.»

Det at Checkin er en totalleverandør som kan levere på så mange områder, skaper en helt enorm trygghet, i forkant, under og etter arrangementet.