Våra 5 tips när du ska välja registreringssystem

Det är spännande att arrangera ett eget frukostseminarium, konferens eller kurs. Men utan rätt verktyg kan genomförandet snabbt bli tungrott. Om du vill förenkla arbetet kan ett registreringssystem vara lösningen. Vi har samlat de fem viktigaste sakerna du bör tänka på när du letar efter ett registreringssystem.

Om du och ditt företag arrangerar eller planerar att arrangera egna evenemang är det viktigt att ha ett stabilt verktyg för registrering, incheckning och ekonomi som ger dig full överblick över alla deltagare.

Vad är ett registreringssystem?

Ett anmälningssystem är ett verktyg som förenklar ditt jobb när du anordnar ett event genom att automatisera arbetsuppgifter, hålla koll på ekonomin och sköta bokföringen efter eventet.

Systemet gör det möjligt att sälja biljetter och kommunicera med deltagare via e-post och SMS. Deltagarna kan anmäla sig och köpa biljetter till ditt evenemang genom att fylla i ett registreringsformulär. Systemet samlar in all information om deltagarna som behövs för att kunna kommunicera med dem, fakturera och skicka ut biljetter.

Läs också: 9 fördelar med ett registreringssystem.

Så vad bör du tänka på när du ska välja ett registreringssystem?

De 5 viktigaste sakerna att tänka på

Det finns många bra registreringssystem på marknaden. Vi har samlat våra bästa tips på vad du bör tänka på för att hitta rätt lösning för dig och dina evenemang.

1. Fråga personer du litar på för att få en bra överblick över dina behov

Det låter självklart, men många glömmer detta. Våra vänner på MFO gjorde ett smart val genom att ta kontakt med andra aktörer i samma bransch som hade liknande behov. När man delar erfarenheter med andra får man bekräftat det man redan trodde att man behövde, och dessutom synliggörs behov som man kanske inte hade tänkt på.

Att ta kontakt med andra aktörer i samma bransch är ovärderligt och hjälper dig att snabbare hitta en lösning som passar dina behov.

Spela upp videon för att se varför Oslo Business Forum rekommenderar Checkin.

2. Skapa en överblick över vilka verktyg som behöver prata med varandra.

För att skapa en smidig kundresa är det viktigt att alla system kan kommunicera och automatiskt dela information.

Varje gång du slipper mata in samma information manuellt flera gånger sparar du mycket tid och säkerställer samtidigt hög datakvalitet, något som lönar sig på sikt. Med ett knapptryck, i samma ögonblick som du publicerar ditt evenemang, ska registeringssformuläret kunna läggas upp på din webbplats och biljetter skickas ut automatiskt till deltagarna vid ett förutbestämt tid.

Allt bör vara automatiserat och fungera som det ska, så att du kan fokusera på att skapa ett evenemang som deltagarna minns. Skapa en översikt över vilka system som behöver integreras och välj ett registreringssystem som erbjuder integrationer och automatisering.

3. Erbjud den betalningslösning som din målgrupp föredrar

Det ska vara enkelt att anmäla sig till ditt evenemang och betala på det sätt som deltagarna föredrar. Oavsett om det gäller kortbetalning, Swish eller faktura till deltagaren eller till företaget de arbetar på. Ta reda på vilka betalningsmetoder dina kunder föredrar och välj ett system som erbjuder dessa.

4. Prioritera flexibilitet.

Varje kurs, frukostseminarium och konferens är unik. Därför är det viktigt att det registreringssystem du väljer kan anpassas efter olika behov.  Fundera över om du behöver kunna skapa olika biljettkategorier med olika priser och rabatter. Kanske erbjuder du en särskild biljett som inkluderar övernattning och middag, eller sponsorpaket där du behöver en mässkarta där utställare själva kan välja placering.

Vi rekommenderar att du väljer ett system som kan anpassas efter både era behov och era olika evenemang.

5. Sist men inte minst: Välj ett system som ger dig kontroll över evenemangets ekonomi.

På Checkin använder vi ofta exemplet med att anordna en fest. Det är kul att planera, bjuda in och vara värd för festen, men ingen ser fram emot städningen nästa dag. Samma sak gäller för seminarier, kurser och konferenser.

Många glömmer bort att tänka på hur ekonomin ska hanteras. Många glömmer att tänka på hur ekonomin ska hanteras. Det är lätt att hamna i Excel-listor, manuell fakturering och extra arbete för ekonomiavdelningen. Med automatiserad bokföring som en del av systemet sker hanteringen av evenemangsekonomin i bakgrunden.

Var börjar man?

Vi rekommenderar att du pratar med personer som du litar på och frågar dem vilket registreringssystem de använder. Och inte minst varför de är nöjda med det.

När du vet vad du ska leta efter kan du kontrollera om det är möjligt att integrera de system du redan använder. Du kan spara mycket tid om du kan integrera det system du använder för bokföring och för att marknadsföra ditt evenemang.

När du följer våra tips kommer du att hitta ett system som passar dig, ditt företag och dina evenemang.

Hur bedömer man ROI i ett registreringssystem?

Bedömningen av ROI (Return on Investment) i ett registreringssystem beror på flera faktorer. Det handlar om att väga kostnaden för systemet mot nyttan det ger, som ökad effektivitet, bättre deltagarupplevelse och mer korrekt datainsamling.

ROI kan mätas genom att jämföra tids- och resursbesparingar mot manuell administration. Det är också viktigt att bedöma om systemet erbjuder de funktioner som krävs för att evenemanget ska bli lyckat, exempelvis integrationer och anpassningsmöjligheter.

Läs mer om hur mycket du kan spara genom att använda ett registreringssystem.

Hur påverkar säkerhet och personuppgiftshantering valet av registreringssystem?

Säkerhet och hantering av personuppgifter spelar en stor roll vid valet av registreringssystem. Systemet måste följa gällande lagstiftning, såsom GDPR, och säkerställa att personuppgifter hanteras på ett tryggt och korrekt sätt.

När du väljer system bör du därför granska leverantörens rutiner för säkerhet och dataskydd samt säkerställa att lösningen uppfyller relevanta krav och standarder. God säkerhet och regelefterlevnad bidrar till ökat förtroende hos deltagarna och skyddar företagets anseende.

Hur hanterar ett registreringssystem oförutsedda situationer?

Ett registreringssystem bör ha funktioner för att hantera oförutsedda situationer som avbokningar eller ändringar av evenemangsuppgifter på ett effektivt sätt. Det kan handla om möjligheten att skicka automatiska meddelanden till deltagarna om ändringar i evenemanget, samt att erbjuda alternativ för återbetalning eller ombokning av biljetter.

Vissa avancerade system erbjuder även integrationer med kommunikationsverktyg och sociala medier för för att snabbt nå ut med information vid förändringar, Det är viktigt att välja ett registreringssystem som är tillräckligt flexibelt och pålitligt för att hantera olika scenarier och säkerställa att ditt evenemang fungerar smidigt.

Vi önskar dig lycka till!