Vores 5 tips til dig, der skal vælge tilmeldingssystem

Det er spændende at arrangere sit eget morgenmadsseminar, sin egen konference eller sit eget kursus. Men uden de rigtige værktøjer kan det være besværligt at organisere. Hvis du vil gøre dit arbejde nemmere, kan et tilmeldingssystem være løsningen. Vi har samlet de 5 vigtigste ting, du bør overveje, når du skal vælge løsning.

Hvis du og din virksomhed afholder eller planlægger at afholde jeres eget arrangement, er det vigtigt at have et solidt værktøj til tilmelding, indtjekning og regnskab, som giver jer det fulde overblik over alle deltagere.

Et tilmeldingssystem er et værktøj, der forenkler dit arbejde med at organisere et event ved at automatisere opgaver, holde styr på økonomien og lave regnskab efter eventets afholdelse.

Hvad er et tilmeldingssystem?

Et tilmeldingssytem er et system, der giver dig, mulighed for at sælge billetter og kommunikere med deltagerne via e-mail og sms. Deltagerne kan tilmelde sig og købe billetter til dit arrangement ved at udfylde en tilmeldingsformular. Et tilmeldingssystem indsamler alle de deltageroplysninger, du skal bruge for at kunne kommunikere med dem, fakturere dem og sende billetterne ud.

Læs også her: 9 fordele ved et tilmeldingssystem.

Men hvad er godt at vide, hvis du ønsker at benytte et tilmeldingssystem?

De 5 vigtigste ting, du skal overveje

Der findes mange gode tilmeldingsløsninger på markedet. Vi har samlet 5 tips til, hvad du skal overveje, når du skal vælge den løsning, som passer bedst til dig og dine arrangementer.

1. Spørg folk, du har tillid til, for at få et godt overblik over dine behov

Det lyder som en no-brainer, men mange glemmer det ofte. Vores venner hos MFO traf et klogt valg ved at tage kontakt til andre aktører i samme branche, som havde de samme behov som dem. At dele erfaringer med andre organisationer bekræfter ikke kun det, du allerede tror, du har brug for, men afdækker også behov, du måske ikke havde tænkt på.

At komme i kontakt med andre i samme branche er guld værd og vil hjælpe dig med hurtigere at finde den løsning, der passer til dine behov.

Afspil videoen for at se, hvorfor Oslo Business Forum anbefaler Checkin.

2. Få et overblik over, hvilke værktøjer der skal tale sammen

For at skabe en enkel og glidende kunderejse er det vigtigt, at alle systemer taler sammen og automatisk deler information.

Hver gang du slipper for at indtaste oplysninger manuelt, sparer du en masse tid, samtidig med at du sikrer en høj datakvalitet, som vil betale sig i det lange løb. Med et enkelt tryk på en knap, i det øjeblik du offentliggør din begivenhed, skal du kunne lægge en tilmeldingsformular ud på din hjemmeside eller automatisk sende billetter ud til deltagerne på et givet tidspunkt.

Alt skal være automatisk, og alt skal fungere, så du kan fokusere på at skabe et godt arrangement. Få et overblik over, hvilke værktøjer der skal kunne tale sammen, og find et tilmeldingssystem, der tilbyder integration og automatisering.

3. Tilbyd den betalingsløsning, som din målgruppe foretrækker at bruge

Det skal være nemt for folk at tilmelde sig dit arrangement og derefter betale med den betalingsløsning, de foretrækker at bruge. Uanset om det er med kort, mobilbetaling eller en faktura, der sendes direkte til deltageren eller til den virksomhed, de arbejder for. Så tjek, hvilke betalingsmetoder dine kunder kan lide at betale med, og find et system, der tilbyder disse.

4. Prioritér fleksibilitet

Alle kurser, morgenmadsseminarer og konferencer er unikke. Derfor er det vigtigt, at det tilmeldingssystem, du vælger, kan tilpasses behovene ved dine forskellige arrangementer. Overvej behovet for at kunne oprette forskellige billettyper med forskellige priser og rabatter.

Hvis du for eksempel vil tilbyde en separat billettype, der inkluderer overnatning og middag. Eller hvis du tilbyder sponsorpakker, har du måske brug for et kort over messen, hvor udstillerne kan vælge den placering, de ønsker. Derfor anbefaler vi, at du finder et system, der kan tilpasses dine behov og dine forskellige arrangementer.

5. Sidst, men ikke mindst: vælg et system, der giver dig overblik over økonomien

Hos Checkin bruger vi ofte eksemplet med at arrangere en fest. Det er sjovt at planlægge, invitere og være vært for festen, men ingen ser frem til oprydningen næste dag. Det samme gælder for seminarer, kurser og konferencer.

Mange glemmer at tænke på, hvordan de skal organisere deres økonomi. Og det ender hurtigt med, at man sidder med næsen i Excel-ark, en masse manuelt arbejde med at sende fakturaer ud og utilfredse revisorer. Automatiseret regnskab bør være en del af systemet, så alt, hvad der har med eventøkonomi at gøre, kører i baggrunden - helt automatisk

Hvor skal man starte?

Vi anbefaler, at du taler med folk, du har tillid til, og spørger dem, hvilket tilmeldingssystem de bruger. Og ikke mindst hvorfor de er tilfredse med det.

Når du ved, hvad du skal kigge efter, kan du undersøge, om det er muligt at integrere de systemer, du allerede bruger. Du kan spare meget tid, hvis du kan integrere det system, du bruger til regnskab og til markedsføring af dit event.

Når du følger vores tips, finder du et system, der passer til dig, din virksomhed og dine events.

Hvordan vurderer man ROI for et tilmeldingssystem?

Vurderingen af ROI (Return on Investment) for et tilmeldingssystem afhænger af flere faktorer. Det er vigtigt at se på omkostningerne ved at implementere og bruge tilmeldingssystemet i forhold til de forventede fordele, såsom øget effektivitet, bedre deltageroplevelse og mere præcis dataindsamling.

ROI kan måles ved at sammenligne omkostninger og fordele over tid, f.eks. ved at se på besparelser i tid og ressourcer i forhold til manuel administration af arrangementet. Det er også vigtigt at overveje, om tilmeldingssystemet tilbyder funktioner, der er nødvendige for at få succes med arrangementet, f.eks. integration med andre værktøjer og tilpasningsmuligheder til forskellige arrangementstyper.

Find ud af, hvor meget du kan spare ved at bruge et tilmeldingssystem.

I hvor høj grad er sikkerheds- og privatlivspolitikker afgørende for valget af et tilmeldingssystem?

Sikkerhedspraksis og privatlivspolitikker spiller en vigtig rolle i valget af tilmeldingssystem. Et tilmeldingssystem skal overholde gældende love og regler om beskyttelse af personlige oplysninger, f.eks. EU's generelle forordning om databeskyttelse (GDPR), for at sikre, at deltagernes personlige oplysninger håndteres på en sikker og lovlig måde.

Når du vælger et tilmeldingssystem, skal du derfor overveje udbyderens ry ift. sikkerhed og beskyttelse af personlige oplysninger samt kigge efter certificeringer og godkendelser, der viser, at systemet opfylder relevante standarder. At have robuste sikkerheds- og privatlivspolitikker på plads kan hjælpe med at opbygge tillid hos deltagerne og beskytte din organisations omdømme.

Hvordan håndterer et tilmeldingssystem uforudsete situationer?

Et tilmeldingssystem bør have funktioner til effektivt at håndtere uforudsete situationer som f.eks. aflysninger eller ændringer i arrangementet. Det kan indebære muligheden for at sende automatiske meddelelser til deltagerne om ændringer i arrangementet samt refundering eller ombooking af billetter.

Nogle avancerede systemer kan også integreres med kommunikationsværktøjer og sociale medier, så man hurtigt kan nå ud til deltagerne og informere dem om eventuelle ændringer. Det er vigtigt at vælge et tilmeldingssystem, der er fleksibelt og pålideligt nok til at håndtere forskellige scenarier, så du kan sikre, at dit arrangement forløber gnidningsløst.

Vi ønsker dig held og lykke!